نرم افزار مدیریت خرید فصل پایان مدیریت جزیره‌ای

تاثیرات درخور توجه بکارگیری نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات داخلی

فصل پایان مدیریت جزیره‌ای خرید

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات؛ تبلور «مدیریت لجستیک» را می‌توان در «تامین به موقع کالا» جستجو کرد. لجستیک هرچند واژه‌ای نوین است اما از ابتدای تاریخ، در زندگی انسان ریشه دوانیده بود. از همان روزی که انسان تلاش کرد تا «روند تامین کالا» را به درستی مدیریت کند تا دچار بحران نشود، در جهت تحقق «مدیریت بهینه» گام برداشت. مدیریت لجستیک به موازات توسعه فعالیت‌ها گسترش یافت و پیچیدگی زیادی را تجربه کرد. این پیچیدگی در سازمانهای بزرگ به اوج خود ‌رسید.

حل چالش‌های مدیریت لجستیک، نیازمند حضور افراد متخصص و باتجربه است. حضور مدیران کاربلد، می‌تواند به عامل تمایز «سازمانهای موفق» و «سازمانهای شکست خورده» تبدیل شود. تنها یک فرد متخصص می‌تواند پیچیدگی کار را درک کند و قطعه‌های پازل این «فرآیند سخت» را به ترتیبی در کنار هم قرار دهد که به موفقیت منجر شود.

«بابک کاظمی» در کتاب «مدیریت تدارکات و لجستیک» به اهمیت «مدیریت تدارکات» در ساختار سازمانی اشاره و تصریح دارد که مدیریت درست لجستیک می‌تواند منابع سازمانی را حفظ کند زیرا قسمت اعظم سرمایه در گردش سازمان‌ها صرف خرید مواد اولیه، لوازم و تجهیزات و تأمین نیازهای مختلف سازمان می‌شود. این سرمایه ممکن است بر اثر انبارداری نادرست و سومدیریت، در معرض اتلاف و تباهی قرار بگیرد؛ لذا برای احتراز از این مخاطرات و ممانعت از چنین زیان‌هایی و جلوگیری از هدر رفتن منابع سازمانی لازم است تا «مدیریت سنتی» در مدیریت خرید و تدارکات داخلی را به فراموشی سپرد و از روشهای نوین و مدرن «نرم‌افزارهای سیستمی» کمک گرفت که می‌تواند روند تامین کالا را سیستمی کرده و هزینه‌های موجود را مدیریت کند تا مانع هدرفت مالی شود.

ضرورت تحقق این رویکرد موجب شد تا این نرم افزارها تولید شوند تا فرآیند خرید سازمانی، مسیر آسانتری را طی کند. از اینرو «نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات داخلی» در درون «سیستم مدیریت بازرگانی» از مجموعه نرم افزارهای جامع و یکپارچهERP تراز سامانه نیز گنجانده شد.

پیچیدگی و سختی در غیبت اتوماسیون

ذهنیت شکل گرفته در مورد وظایف مدیریت تدارکات و خرید، داشتن یک «مسئولیت ساده و بدون دردسر» برای «خرید تجهیزات و قطعات لازم سازمانی» در زمان مناسب است. این برداشت ساده‌انگارانه با مسئولیت‌های خطیر مدیریت خرید و تدارکات، فاصله نجومی دارد. تنها لازم است تا یک مامور خرید باشید تا متوجه شوید که این فرایند چقدر سرشار از «دلهره و استرس» است.

«انتظارت و توقعات» مدیران سازمانی از این بخش، پایان ندارد. به همین دلیل، مدیریت عالی سازمان با وسواس افراد «متخصص و خبره» را برای احراز چنین پست حساسی گزینش می‌کنند چنین افرادی باید بتوانند وظایف یک مامور خرید را برای تامین منابع و کالاهای مورد نیاز سازمان با بهترین قیمت، بالاترین کیفیت و مناسب‌ترین خدمات پس از فروش را به خوبی انجام دهند.

در دوران «غیبت اتوماسیون»، «سختی و پیچیدگی» اجرای این فرایند مضاعف می‌شد زیرا یک مامور خرید موظف بود، تمام فرآیند انتخاب مواد اولیه با کیفیت مناسب، موجودی گرفتن از انبار، خرید با پایین‌ترین قیمت، انتخاب تأمین کنندگان کالا، استاندارد‌سازی، شناخت بازار، تسلط بر روند کار رقبا را به صورت دستی انجام دهد که زمان زیادی را نیاز داشت. بدتر اینکه، این پروسه با وجود زمان‌بر بودن، «رضایت خاطر» مدیریت سازمان را جلب نمی‌کرد زیرا مدیریت معتقد بود که کالا با قیمت پایین خریداری نشده یا از کیفیت لازم برخوردار نیست. گاهی این نارضایتی به اوج رسیده و حتی مدیران سازمان، مامور خرید را به «حیف و میل کردن بودجه سازمان» و «تبانی با برخی از تامین‌کنندگان کالا» متهم می‌کردند.

وجود چنین ضعف‌هایی به عنوان پاشنه آشیل بخش مدیریت خرید و تدارکات داخلی، موجب شد تا نرم افزارهایی با هدف کاهش خطای انسانی و افزایش شفافیت و نظارت بیشتر طراحی شود تا  امکان خرید کالا در یک بستر رقابتی با کیفیت بالا از تامین‌کنندگان میسر شود. البته تحقق این هدف مهم در گرو، تهیه بانکی از داده‌ها و اطلاعات و تدوین یک استراتژی دقیق خرید است.

پایانی بر مدیریت سنتی با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات

تمایل سازمان‌ها در رویکرد سنتی مدیریت خرید سازمانی، کارکردن با مشتریان قدیمی بود تا خیالشان از تامین به موقع کالا و کیفیت کالا راحت باشد. این استراتژی، دغدغه خاطر کمتری را برای مدیریت سازمان به همراه داشت اما از این ضعف برخوردار بود که سازمان امکان بررسی وضعیت تعداد بیشتری از تامین‌کنندگان کالا را نداشت. شاید سایر تامین‌کنندگان می‌توانستند کالای مورد نظر را با کیفیت بهتر، قیمت مناسب‌تر و در زمان کمتر ارائه داده و در عین حال پشتیبانی قوی‌تری را اعمال کنند.

ضرورت تحول در لیست تامین‌کنندگان کالا، تصمیم مهمی بود که در راستای «ایجاد رقابت در خریدهای سازمانی» و به منظور « خارج شدن از انحصار» و «تفوق بهترین تصمیم بر تصمیم شخصی» گرفته شد. تصمیم‌گیری به منظور ایجاد رقابت در کلام آسان است اما اجرایی کردن آن کار بسیار سخت و دشواری است. به محض اجرایی کردن این روش و افزودن تعداد زیادی از تامین‌کنندگان کالا، لیستی از تعداد زیادی شرکت با مشخصات متفاوت ایجاد می‌شود که انتخاب کردن را به فرایندی سخت تبدیل می‌کند. در بسیاری از موارد تامین‌کنندگان درخواست همکاری را مطرح می‌کنند اما گاهی، مامور خرید خود باید بهترین تامین‌کنندگان را شناسایی کرده و با آنها مذاکره کند.

ارزیابی تامین‌کنندگان، مستلزم تبدیل شاخص کیفی به شاخص کمی است. نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات داخلی تراز سامانه از امکان «گروه‌بندی، رتبه‌بندی و امتیازدهی تأمین‌کنندگان داخلی» برخوردار است. در ارزیابی صورت گرفته می‌توان، عواملی همچون ظرفیت به منظور امکان تحویل سفارش با پایش وضعیت فیزیکی و سازمانی واحد تولیدی؛ توانمندی در تحویل سفارش؛ تعهد به کیفیت، اطمینان خاطر از نقدینگی در اختیار تامین‌کننده کالا، بررسی مجوزهای قانونی، هزینه تعیین شده، خدمات پس از فروش و تعهد به پاسخگویی را مدنظر قرار داد و درگام بعد به آن عددی را اختصاص داد تا امکان ارزیابی دقیق‌تر وجود داشته باشد.

در برخی از موارد لازم است تا روال قانونی مناقصه طی شود. در نتیحه، اعضای کمیسیون مناقصات، پیشنهادات فروش را بررسی کرده و نتیجه مناقصه اعلام شده و در نهایت قرارداد بسته می‌شود. نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات از امکان «ثبت نتایج جلسات کمیسیون بابت شروع فرایند خرید» هم برخوردار است در خریدهای محدودتر، نیازی به برگزاری مناقصه نیست. در چنین شرایطی سازمان خریدار، خود وضعیت تامین‌کنندگان را بررسی کرده و با انتخاب یک تامین‌کننده که در همه شاخصها بالاترین امتیاز را دریافت کرده است، قرارداد می‌بندد.

سفارش مکانیزه با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات

اگر از دوباره‌کاری برای ثبت سفارش یا کمبود کالا در انبار به ستوه آمدید، وقت آن فرارسیده است که از این نرم افزار بهره بگیرید تا گامی در راستای بهبود وضعیت موجود برداشته و شرایط بهینه‌ای را در سازمان حاکم کنید. در این صورت دیگر شاهد آشفتگی در مدیریت خرید نخواهید بود.

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات فرصتی را فراهم می‌کند تا مدیریت خرید با واحدهای مرتبط با خرید کالا در سازمان ارتباط برقرار کند. در نتیجه، این بخش به دلیل ارتباط با واحد انبار، بلافاصله از کمبود کالا مطلع شده و در اسرع وقت کالای مورد نیاز را سفارش داده و خریداری می‌کند. نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات با نرم افزار انبار که در آن حداقل و حداکثر موجودی تعریف شده، در ارتباط  است. در صورت نزدیک به شدن به حداقل موجودی سفارش خرید صادر می‌شود و از سوی دیگر، اجازه صدور سفارش جدید با وجود موجودی مناسب کالا در انبار داده نمی‌شود زیرا در صورت ورود کالای اضافی به انبار، هزینه انبارداری افزایش می‌یابد. البته انجام درست و دقیق این فرایند، مستلزم ورود اطلاعات درست به سیستم است.

مزیت بسیار مهم این نرم افزار «مکانیزه‌کردن امور مربوط به خرید و حساب» است. سازمان با وجود نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات به چالش‌های پیشین خود پایان می‌دهد زیرا این نرم افزار، به راحتی سند خرید صادر کرده و به صورت خودکار فاکتورهای خرید به نرم ‌افزار حسابداری مالی و واحد انبار انتقال یافته و رسید انبار صادر می‌شود. به کمک این نرم افزار یک گردش کار مناسب بین نرم افزار خرید و نرم افزار انبار شکل می‌گیرد.

بهبود عملکرد مدیریت بازرگانی 

تحقق سود سرشار، بهبود کیفیت کالای تولیدی، کاهش هزینه تمام شده کالاها و پیروزی در رقابت در گرو بهره‌گیری از نرم افزارهای مدرن همچون نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات داخلی است تا ضمن ایجاد ارتباط با واحد مدیریت انبار و مدیریت فروش بتواند جلوی کاستی‌های موجود را گرفته و تمام فرآیندهای خرید را مکانیزه کند. در این صورت شما دغدغه کمتری نسبت به خرید کالا داشته و می‌توانید شاهد بهبود عملکرد بخش بازرگانی باشید. همین دستاورد رضایت خاطر مدیران عالی از خرید سازمان را تامین کرده و نارضایتی از بخش مدیریت خرید را به حداقل می‌رساند.