نرم افزار ERP یک خرید به صرفه برای مدیران موفق سازمانی
نرم افزار ERP؛ دنیای امروز، دنیای رقابت است. رقابتی سخت و تنگاتنگ. برنده این رقابت نفس‌گیر در دنیای تجارت، افراد هوشمندی هستند که بتوانند با حداقل هزینه، بهترین عملکرد را داشته باشند. شرط بهره‌مندی از این «اصل اساسی» شناخت بهتر ابزار و روش‌ها و فرصت‌هایی است که می‌تواند به فرد و سازمان، یاری برساند تا ضمن کاهش نیروی کار خود حداکثر بهره‌وری را داشته باشد. ابزار و روش‌های جایگزین که نه تنها «کاهش نیروی کار» را جبران می‌کند بلکه از این قابلیت برخوردار است که بتواند «اهداف عالی» سازمانی را محقق کرده و به سازمان در«ایجاد ارتباط بهتر با مشتری»، «بهبود اتوماسیون اداری»، «کاهش خطای انسانی»، «صرفه‌جویی در زمان»، «بهبود مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)»، «گردآوری اطلاعات مشتری»، «کاهش هزینه IT»، «کاهش هزینه‌های عملیاتی» و «بهبود پرداخت حقوق و دستمزد» کمک کند. به عبارت بهتر باید راهکاری را جستجو کرد که بتواند این اهداف را اجرایی کند.
در دنیای امروز اگر سازمانی بخواهد به این اهداف مهم دست پیدا کند، ناگزیر به بهره‌گیری از ابزار مدرنی است که بتواند ضمن تحقق اهداف سازمانی، هزینه‌ها را کاهش داده و خطای انسانی را به حداقل برساند و در برابر از این قابلیت برخوردار باشد که بتواند خدمات مناسب را به مشتری ارائه کرده و بستر رضایت خاطر مشتریان سازمانی را فراهم کند. تنها در این صورت امکان دارد که سازمان بتواند در ایجاد «باشگاه وفاداری مشتریان» Customer loyalty club نمره قبولی بگیرد.
تحقق این اهداف بلند بالا شاید در وهله نخست کمی عجیب به نظر برسد و بیشتر رویاپردازی محسوب شود اما واقعیت این است که همه این اهداف امکان تحقق دارند، در صورتیکه یک سازمان از نرم افزار ERP «مناسب و کارآمد» بهره بگیرد و برای آن هزینه کند می‌تواند سازمان را به خوبی مدیریت کند.
کاهش هزینه‌های عملیاتی
نرم افزار ERP نرم افزاری است که می‌تواند این اهداف را محقق کند. یکی از مهمترین مزیت‌های این نرم افزار، کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهبود کارایی است. حال این سوال مطرح می‌شود که این هدف بسیار مهم که «آرزوی دست نیافتنی» بسیاری از مدیران محسوب می‌شود، چگونه محقق خواهد شد؟
مهمترین مزیت نرم افزار ERP این است که فرآیندهای اصلی کسب و کار را «منسجم و یکپارچه» می‌کند. در واقع ERP به سازمان کمک می‌کند که به سیستم‌های متفاوت در بخش‌ها و مکان‌های جغرافیایی نیاز نداشته باشد. در چنین شرایطی تمام داده‌ها در یک سیستم واحد متمرکز و ادغام می‌شود. هدف کلی این ادغام این است که با ساده‌سازی فرآیندها و بهبود تبادل اطلاعات در کل یک سازمان، روند امور تسهیل شود. در این شرایط اصلا اهمیتی ندارد که سازمان بزرگ است یا کوچک. این نرم افزار برای هر سازمانی، امکان اجرایی شدن دارد.
بهبود اتوماسیون اداری با نرم افزار ERP
«یکپارچه کردن تمام روند اداری» به عنوان مزیت مهم نرم افزار مدیریتی ERP محسوب می‌شود. در واقع می‌توان نتایج بیشتری را با استفاده از زمان، منابع و افراد کمتر بدست آورد. این دستاورد همان «مزیت بسیار مهمی» است که سازمان را در مسیر رشد قرار می‌دهد و می‌تواند به مدیریت سازمان یاری برساند که در مدت زمان کمتر بتواند مسیر «رشد و تعالی» را طی کرده و نسبت به رقبای خود پیشی بگیرد. به عبارت بهتر مدیر سازمان این امکان را پیدا خواهد کرد که بتواند زمان را در اختیار خود بگیرد. چراکه تبادل اطلاعات کسب وکار آسانتر شده و روند دسترسی به این اطلاعات تسهیل خواهد شد. مهمتر اینکه معاملات تجاری در سراسر سازمان برای سهامداران کلیدی در زمان واقعی قابل مشاهده است.
«بهبود اتوماسیون اداری» در واقع «آس» مزیت‌های نرم افزار ERP محسوب می‌شود. این مزیت، در واقع همان مزیتی است که شما با وجود آن نفس راحتی خواهید کشید و دیگر شاهد وقوع «خطای عوامل انسانی» در بین کارمندان خود نخواهید بود. در چنین شرایطی شما این امکان را خواهید داشت که ضمن تجربه ناب «سرعت در امور اداری» دیگر شاهد «خطاهای بی‌پایان کارمندان» خود نیستید چراکه با ERP فرآیندهای تکراری حذف شده و کارمندان این امکان را پیدا خواهند کرد تا پتانسیل خود را صرف «تعالی سازمانی» کنند. در واقع با هزینه کردن بابت این نرم‌افزار، آشفتگی‌های سازمانی پایان یافته و انضباط اداری در درون سازمان حاکم خواهد شد.
ایجاد انضباط اداری
وجود همین دلایل موجب شده که بسیاری نرم افزار ERP را «رفیق شفیق» مدیران هزاره سوم بدانند. چراکه مدیران جدید باید بتوانند از تمام تحولات سازمانی خود خبر داشته باشند که ERP آن را دراختیارشان می‌گذارد. با وجود تجهیز شرکت به این نرم افزار، مدیران بابت موجودی و مدیریت زنجیره تامین محصولات، دغدغه نخواهند داشت. به همین خاطر بسیاری از شرکت‌های بزرگ برای حضور نرم افزار ERP فرش قرمز پهن کرده و از آن استقبال می‌کنند. در واقع شما می‌توانید کمبودهای زنجیره تامین کالای خود را متوجه شده و در لحظه به آن رسیدگی کنید. تامین کمبودهای موجود بدون «هدر دادن زمان» صورت خواهد گرفت. مهمتر اینکه با وجود ERP امکان ندارد که کمبود یک کالا در زنجیره تولید محصولات شما اختلال ایجاد کند چون این هشدار از سوی انبار به شما داده می‌شود که موجودی این کالا رو به اتمام است و لازم است که این کالا را خریداری کنید.
نرم افزار ERP یک انتخاب درست
مجموع مزیت‌های نرم افزار ERP به گونه‌ای است که شما خیلی زود «نبض سازمان» را در دستان خود خواهید گرفت. فرقی ندارد که چه مقدار بابت پیاده‌سازی این نرم‌افزار هزینه کنید، اطمینان داشته باشید که این سرمایه‌گذاری به زودی «لبخندی عمیق» را بر لبان شما خواهد نشاند و شما از این خرید احساس رضایت خواهید کرد. مدت زمان زیادی لازم نیست که متوجه شوید چه فرصت‌ها و قابلیت‌هایی را به دلیل عدم تجهیز سازمان خود به ERP از دست داده‌اید. صرفه‌جویی مالی در تعداد کارکنان و … موجب خواهد شد که شما به درستی انتخاب خود ایمان بیاورید. قطعا این انتخاب درست به شما و کادر سازمانی این فرصت را خواهد داد تا اهداف بزرگی را در درون سازمان دنبال کرده و از حجم خطاهای خود بکاهند. مهمتر اینکه تسلط سازمانی بر زنجیره تامین محصول، راه را بر روی هرگونه انتخاب نادرست بسته و فرصت‌های تجاری بهتری را پیش روی سازمان ترسیم خواهد کرد. «افق روشنی» که سودی فراتر از پیش‌بینی‌ها را به همراه خواهد داشت و این «مزیت آشکار» نرم افزار ERP چیزی نیست که از چشمان تیزبین مدیران هوشمند سازمانی، دور بماند. به همین دلیل مدیران هوشمند امروزی فرصت بهره‌گیری از نرم‌افزار جامع و یکپارچه ERP را از دست نخواهند داد.
آخرین دیدگاه‌ها