کمک شایان نرم افزار بودجه‌ریزی و مدیریت اعتبارات به مدیران سازمانی
اسب یاغی بودجه را مهار کنید
نرم افزار بودجه‌ریزی؛ «سنگ بنای» بودجه‌ریزی همزمان با «شناخت انسان» از خودش بنیان گذاشته شد. انسان به «رسم تجربه» از پیشینیان خود آموخت که باید با ساز و کاری «روند خرج کردن» در زندگی خود را مدیریت کند تا «خرجش بر دخلش» پیشی نگیرد و پذیرای «دوران محنت» نشود.
مدل بنیادین کنترل بودجه در مدیریت زندگی، خیلی زود به ساختار واحدهای تولیدی تسری یافت. مدیران شرکتها استراتژی کنترل بودجه را عملیاتی و اجرایی کردند تا بودجه شرکت در مسیر پیش‌بینی شده هزینه شود و انحرافی صورت نگیرد. تا چندی پیش حسابداران خبره، وظیفه رسیدگی بر نحوه اختصاص بودجه را برعهده داشتند، اما در عصر حاضر به کمک «نرم افزار بودجه‌ریزی»، نظارت بر روند بودجه آسان شده است. این نرم‌افزار در «سیستم مدیریت تولید و بودجه‌ریزی» در مجموعه نرم افزارهای جامع و یکپارچه ERP تراز سامانه تعبیه شده است تا بتواند بودجه تعیین شده یک شرکت را به درستی هدایت کرده و در جهت تامین منافع بکارگیرد.
اگر می‌خواهید روند بودجه نقدی یا بودجه عملیاتی را کنترل کنید، چاره‌ای جز استفاده از نرم افزار بودجه‌ریزی را ندارید. در این صورت، امکان دستیابی به اهدافی همچون کارایی عملیات، کنترل موجودی و خودکار سازی فرآیندها، به صورت همزمان برای شرکت فراهم خواهد شد. این نکته را مدنظر قرار دهید که لازمه موفقیت هر شرکتی، تدوین بودجه‌بندی دقیق است بودجهای که برای پیشبرد برنامه‌ها و پروژه‌ها به کارگرفته می‌شود همچنانکه مدیران برای پرداخت بدهی‌ها، خرید مواد خام کافی، بازاریابی درست و توسعه فعالیت‌های شرکت نیازمند سرمایه معینی بوده و در مورد خرج کردن آن حساسیت زیادی دارند.
رفع محدودیت منابع و مصارف بودجه
یکی از مشکلات در فرآیند کنترل بودجه، وجود محدودیت در تعریف منابع تامین اعتبار و مصارف بودجه و برنامه‌های تعیین شده بود. این عامل محدودکننده، دست واحد نظارتی را به منظور رصد همه‌جانبه «روند تخصیص بودجه» می‌بست، اما « نرم افزار بودجه‌ریزی» از این قابلیت برخوردار است که تعریف برنامه، تعریف فصل و زیرفصل، تعریف انواع هزینه و مراکز هزینه، تعریف منابع تامین اعتبار، تعریف الزامات قانونی، تعریف انواع طرحها و پروژه‌ها، تعریف انواع قرارداد، تعریف دستگاه‌ها، تعریف فعالیت‌ها، تعریف شناور اعم از مراکز هزینه، اشخاص، معاونت را مدنظر قرار داده و در روند جریان بودجه اعمال می‌کند.
پیش‌شرط کنترل اختصاص هزینه، نیازمند تعریف دقیق از منابع تامین اعتبار و مصارف بودجه است. مشخص شدن جریان ورودی و خروجی مالی به یک کسب و کار برای تعیین بودجه نقدی از اهمیت زیادی برخوردار بوده و در این زمینه باید دقت زیادی اعمال کرد. در مورد بودجه عملیاتی هم باید مبنای اختصاص بودجه عملیاتی، برنامه‌ها، هزینه‌ها و اهداف به صورت دقیق تعریف شود. پیمودن موفقیت‌آمیز این دو مسیر در گرو، فاصله گرفتن از آرمان‌گرایی و درپیش گرفتن واقع‌بینی است.
در این صورت می‌توان بر روند تخصیص بودجه نظارت دقیقی را اعمال کرد. با مشخص شدن دقیق مبادی ورودی و خروجی، تمام مراحل از تصویب تا پرداخت اعتبارات زیر ذره‌بین قرار می‌گیرد. به ویژه اینکه در پیش‌بینی بودجه به طور دقیق، مشخص شده است که هزینه‌های سازمان چقدر بوده و باید در کجا و به چه میزان خرج شود. در نتیجه، هرگونه تخلف مشخص می‌شود.
نرم افزار بودجه‌ریزی و نوع کنترل بودجه
کنترل بودجه از دو شیوه متفاوت پیروی می‌کند که انتخاب آن با مدیر است که سطح دسترسی برای او تعریف شده است. حالت کل به جز و حالت جز به کل، دو روش متفاوت هستند. در حالت کل به جزء، محاسبات بر مبنای مقدار بودجه اختصاص یافته به حساب «والد» (حسابی در بالاترین سطح) انجام می‌شود و با انتخاب نوع کنترل بودجه در حالت جزء به کل، محاسبات بر مبنای مجموع مقادیر اختصاص یافته به حساب «فرزندان» (حساب‌های پایین‌تر از سطح اول) انجام می‌شود.
تعیین دوره خاص با نرم افزار بودجه‌ریزی
یکی از مشکلات کنترل بودجه در شرکتها این است که دوره مورد نظر دارای ابهام است. باید مشخص کرد که بررسی اعتبار اختصاص یافته پروژه‌ها برای چه مدت زمانی است؟ آیا ماهانه است یا فصلی یا سالانه؟ در هریک از پروژه‌های اجرا شده در شرکت، این امکان وجود دارد که بتوان دوره‌های زمانی مختلف را تعریف کرد و این مستلزم ورود تاریخ شروع و تاریخ پایان پروژه است. به کمک درج پایان دوره، می‌توان مدت زمان پروژه را کنترل کرد و جلوی «اطاله پروژه» را گرفت.
حتی می‌توان برای هر یک از سرفصل‌های دلخواه، بودجه ماهانه و یا سالانه را تعریف کرد. امکان تعریف دوره بودجه و اعتبارات به صورت ماهانه، فصلی، سالانه و سفارشی وجود دارد. مهمتر اینکه می‌توان در هنگام تعریف مبلغ بودجه، بصورت لحظه‌ای (Online) گردش واقعی و سرفصل انتخابی را مشاهده و در نهایت برنامه اجرا شده را با عملکرد واقعی مجموعه مقایسه کرد.
اعتبار اختصاص داده شده
اگر هزینه‌تراشی طرحها شما را کلافه کرده است و امکان کنترل هزینه را ندارید بهتر است تا به کمک نرم افزار بودجه‌ریزی، سقفی را برای هزینه پروژه درنظر بگیرید. با توجه به اینکه تمام فاکتورها و واریزها به دلیل ارتباط با بخش مالی، در این بخش ثبت می‌شود. سیستم این اجازه را نمی‌دهد که فراتر از چارچوب تعیین شده، بودجهای تخصیص داده شود. اعتبار تخصیص داده شده هم قابلیت کنترل دارد. این امکان وجود دارد که برای اعتبار هر پروژه سقفی در نظر گرفته شود.
اگر لازم باشد تا به حساب یکی از مشتریان «اعتبار خاصی» اختصاص داده شود. نرم افزار بودجه‌ریزی از این قابلیت برخوردار است که این اعتبار را به حساب مشتری اختصاص دهد. این کار به دنبال ارتباط منسجم با ماژول فروش محقق می‌شود. در واقع به هر یک مشتریان اعتباری اختصاص داده می‌شود و امکان بستن قرارداد بالاتر از این رقم وجود ندارد. این اقدام به شرکت کمک می‌کند که جلوی ریخت و پاش بیشتر را بگیرد البته در مورد مشتریان نخستین، اعتبار کمتری اختصاص داده می‌شود زیرا میزان خوش‌حسابی و بدحسابی مشتری مشخص نشده است و باید از سرمایه‌های شرکت محفاظت کرد.
دریافت گزارش تحلیلی با نرم افزار بودجه‌ریزی
بسیاری از شرکتها و سازمانها برای دریافت یک گزارش تحلیلی بر اساس فیلترهای انتخابی مشکل داشته و این امکان را ندارند که بتوانند نحوه هزینه کرد بودجه را بر اساس طرح، پروژه و اشخاص را در قالب یک گزارش شماتیک دریافت کنند.
اگر تمایل دارید که گزارش دقیقی از نحوه اختصاص بودجه به حساب اشخاص را دریافت کنید، بهتر است تا از نرم افزار بودجه‌ریزی کمک بگیرید زیرا قابلیت تهیه و ارائه گزارش‌های متفاوتی را داشته و می‌تواند امکان تحلیل دقیق‌تر را برای شما فراهم کند، حتی گزارش مقایسه‌ای نسبت به بازه‌های مختلف زمانی را در اختیار شما قرار خواهد داد که همین به شما کمک می‌کند تا بتوانید ارزیابی دقیق و درستی نسبت به هزینه‌کرد بودجه خود داشته باشید و بتوانید وضعیت انحراف بودجه را به درستی تشخیص دهید.
نرم افزار بودجه‌ریزی می‌تواند گزارشی از کارکرد سالانه ارائه دهد که با با فرم‌های تصویب شده وزارت دارایی انطباق دارد یا گزارشی با محوریت طرح و پروژه را آماده کند. در واقع امکان گزارش‌گیری جامع براساس طبقه‌بندی‌های بودجهای مانند برنامه، فصل، فعالیت، طرح و پروژه را برای سازمان فراهم می‌کند.
مانع ریخت و پاش شوید
مدیریت مجموعه ضمن بهره‌گیری از نرم افزار بودجه‌ریزی، یک اشراف کلی نسبت به منابع تامین بودجه و مصارف صورت گرفته، پیدا می‌کنند. به کمک این ماژول، می‌توان نسبت به وضعیت طرحها و پروژه‌ها اطلاعات کافی پیدا کرد زیرا امکان درج اطلاعات طرحها به تعداد نامحدود فراهم شده است.
وقت آن فرارسیده است تا نگرانی بابت تدوین گزارش را کنار بگذارید زیرا این ماژول به دغدغه‌ها در مورد تهیه و تدوین گزارش کامل و جامع به مدیریت و سازمانهای ذینفع پایان می‌دهد و گزارش‌گیری از تفریغ بودجه و تحقق منابع را در کمترین زمان ممکن میسر می‌کند. هر لحظه این امکان را دارید تا بین بودجه مصوب و بودجه مصرفی مقایسه لحظه‌ای انجام دهید.
اما این پایان کار نیست، تهیه گزارش دقیق و جامع با توجه به فیلترهای اعمال شده همچون تهیه اعتبارات تخصیص یافته، اعتبارات طرح و منابع تأمین مالی مربوطه، اعتبارات مصوب، اعتبارات مورد نیاز، اعتبارات هزینه شده طرح و پروژه‌ها با توجه به تقسیمات کشوری، گروه‌بندی پروژه‌ها و محلهای تأمین اعتبار به راحتی امکان‌پذیر است.
مجموعه مزیت‌ها و دستاوردهای این ماژول، این گزینه را پیش روی مدیران سازمان قرار می‌دهد که زودتر به کمک این نرم افزار به وضعیت آشفته بودجه خود سر و سامانی داده و منابع سازمانی را در جهت تحقق اهداف عالی هدایت کرده و جلوی هرگونه انحراف بودجهای را بگیرند.
آخرین دیدگاه‌ها