سیستم مدیریت منابع انسانی

سرمایه سازمانی را از فرش به عرش به برسانید

سیستم مدیریت منابع انسانی؛ مسیر سفر از«کهکشان شفاهی» به «کهکشان مارکونی یا تمدن الکترونیک» راهی بس طولانی و دشوار بود. مسیری پر از سنگلاخ. در روزگاری نه چندان دور، انسان با «حس شنوایی» و «ارتباطات رودر رو» چنان عجین شده بود که هرگز باور نداشت که می‌تواند «ارتباطاتی از جنس متفاوت» را تجربه کند. اما اختراع چاپ توسط گوتنبرگ، «بنای جدیدی» در زندگی انسان گذاشت. حاکمیت حس بینایی «فرآیند تولید کتاب» را به عنوان یک فرهنگ در جامعه نهادینه کرد و «فرهنگ چاپ» در تاروپود انسان ریشه دوانید.

«سایه سنگین سلطه کاغذ» تا مدتها ادامه یافت تا اینکه با ظهور اینترنت، انسان ناگهان به کهکشان مارکونی پرتاب شد. کهکشان مارکونی همان سرنوشتی را برای انسان رقم زد که «مارشال مک‌لوهان نظریه‌پرداز بزرگ علوم ارتباطات اجتماعی» آن را پیش‌بینی کرده بود. جهانی عظیم به یک دهکده کوچک، تبدیل شد. دراین ساختار، «مکان و زمان» اعتبار خود را از دست داد.

سیستم مدیریت منابع انسانی آغازی بر اتوماسیون

این رخداد تاریخی، ارتباطات «چهره به چهره» را به حاشیه راند و مناسباتی نوین بر زندگی انسان حاکم کرد. شرکت‌ها و سازمان‌ها از این تغییرات مصون نماندند. اگر تا دیروز کارفرما، خود متولی رسیدگی به امور کارمندان خود بود و با ارتباطات چهره به چهره، به بسیاری از درخواست‌ها پاسخ داده و آنها را انجام می‌داد یا دستوری را ابلاغ می‌کرد و کارهای اداری را به صورت دستی پیش می‌برد. امروزه، به لطف نرم افزارهای مدیریتی همچون نرم افزارهای جامع و یکپارچه ERP کلیه امور «سیستم مدیریت منابع انسانی» و«اتوماسیون اداری» مکانیزه شده است.

در شرایط «استیلای نرم افزارها» کارفرمایان «اطلاع از وضعیت کارکرد کارکنان» و «پایش مهارت کارکنان» را بدون «دیدن کارکنان» تجربه می‌کنند. موضوعی که تا چندی پیش، جزمحالات به شمار می‌رفت.

تسهیل امور

رقابت تنگاتنگ برای «بهتر بودن و برنده شدن»، فرصتی را برای مدیران امروزی، باقی نگذاشته است که وقت و انرژی خود را برای پیشبرد «اتوماسیون اداری و مدیریت منابع انسانی» صرف کنند، به همین دلیل از نرم افزار ERP بهره می‌گیرند.«سیستم مدیریت منابع انسانی» به عنوان یکی از زیرسیستم‌های نرم افزار ERP قادر است تا «منابع انسانی یک سازمان» را به عنوان «برترین و بهترین سرمایه یک سازمان» به سطح بالای بهره‌وری برساند. این سیستم با ماژول‌های پرسنلی، کنترل کارکرد، دبیرخانه و اتوماسیون اداری بستر اجرایی مناسبی را برای تعالی سازمانی فراهم می‌کند. قابلیت مهم این سیستم، طراحی منعطف و کاربرپسند بوده ومی‌تواند مدیریت تمامی بخش‌های حوزه منابع انسانی را تسهیل کند. قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارهای حسابداری؛ کارایی، سرعت، کیفیت مطلوب برای انجام فرآیندهای مدیریت منابع انسانی؛ نظارت و کنترل دقیق برعملکرد منابع انسانی؛ بهبود ارائه خدمات به منابع انسانی؛ کاهش هزینه‌های عملیاتی از مهمترین قابلیت‌های این سیستم است.

سیستم مدیریت منابع انسانی ذره‌بینی بر روی عملکرد

در عصری که تعداد کارکنان از تعداد انگشتان دست تجاوز نمی‌کرد، نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان، امری راحت بود اما با افزایش تعداد کارکنان و گسترش سازمان، بررسی عملکرد منابع انسانی نیازمند «تعبیه ساختار جدیدی» به نام «مدیریت منابع انسانی» شد که بتواند وضعیت کارکنان را به راحتی رصد کرده و بستر رشد آنها را مهیا کند.

«سیستم مدیریت منابع انسانی» که زیرمجموعه سیستم ERP است و از پایگاه داده اشتراکی این سیستم بهره‌ گرفته است، لبخند رضایت را برلبان مدیران نشانده است زیرا با مجهز شدن شرکت به سیستم ERP، «پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های متنوع مدیریتی» به راحتی میسر خواهد شد و یک مدیر نیاز ندارد که وقت خود را بابت انجام این کار هدر بدهد. این پایش دقیق، بستر مناسبی را برای تعالی سازمانی کارکنان فراهم خواهد کرد. در این شرایط یک مدیر «با دقت و ریزبینی» می‌تواند در مورد «ارتقای کارمندان» تصمیم‌گیری کند. حتی اگر به «داده‌های بیشتری» در مورد پرسنل خود نیاز داشته باشید بازهم می‌توانید از قابلیت‌های این سیستم، یعنی « حفظ و نگهداشت سوابق پرسنلی» بهره بگیرد. این سیستم در کنترل کارکرد بهینه همچون ارزیابی کارکنان، نظام جبران خدمات و ارائه خدمات رفاهی، پاسخگوی نیازها‌ی افراد سازمان است. در واقع، با ارائه داشبوردهای مدیریتی پویا و بهینه برای اطلاع از وضعیت تردد کارکنان، ثبت اطلاعات آنان، کنترل کارکرد، ارزشیابی و گزارش‌های لازم، بستر مناسبی برای تشویق، آموزش و بهسازی کارکنان فراهم کرده و بازوی توان‌مندی برای مدیران منابع انسانی به شمار می‌رود. مهمتر اینکه، فرآیند چهارگانه «جذب، توسعه، ایجاد انگیزش و نگهداشت منابع انسانی» در این ساختار مدنظر قرار گرفته و اجرایی شده است.

زمان را بخرید!

ادعای «صرفه‌جویی در وقت» به جزء جدایی‌ناپذیر تبلیغات امروزی تبدیل شده است. به همین دلیل، بسیاری این ادعا را تنها یک «شعار پرطمطراق» می‌دانند که خیلی زود،عکس آن ثابت خواهد شد. اما واقعیت این است که شما با بهره‌گیری از «سیستم مدیریت منابع انسانی» در زیرمجموعه ERP، از این توانمندی برخوردار خواهید شد که زمان کمتری را صرف امور اداری خود بکنید. با وجود امکاناتی همچون« جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه با کاهش احتمال اشتباه یا تکرار در ثبت اسناد و مدارک»، «استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری»، «پیگیری الکترونیکی لحظه‌ای پیشرفت امور توسط ارباب رجوع و امکان ویرایش و رفع نقص اسناد و مدارک»، «امکان انجام تمامی امور اداری از راه دور با ایمنی بالا» این امکان را پیدا خواهید کرد که زمان کمتری را برای «رصد و آنالیز امور اداری» خود  اختصاص داده و زمان بیشتری را به پیشرفت امور اختصاص دهید.

سیستم مدیریت منابع انسانی یک دستیار خوب 

ایده‌آل هر سازمانی برخورداری از یک «منشی یا دستیار دلسوز مسلط» است تا بتواند روند امور اداری خود را سرعت داده و کارآمد کند. اگرشرکتی از سیستم‌های ERP بهره بگیرد، می‌تواند به کمک «نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری» به روند «اتوماسیون اداری» مسلط شود. این نرم افزار این قابلیت را دارد تا با ساده‌سازی فرآیند کارگزینی و احکام و قراردادها، تسهیلات کارآمدی را در حوزه اتوماسیون اداری، ارائه کند. مدیریت گردش انواع نامه‌ها و فرم‌‌های سازمانی، مدیریت و ساماندهی بهینه جلسات و امکان پیگیری مداوم و دقیق توانسته زمینه‌های تسهیل و تسریع در امور سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه و زمان را فراهم کند.

نمره قبولی در حفظ محیط زیست

در این مقطع زمانی بسیاری از سازمان‌های بزرگ «حفاظت از محیط زیست» را یکی از وظایف خود در راستای عمل به مسئولیت اجتماعی دانسته و برای تحقق این اهداف بزرگ تلاش وصف‌ناپذیری را انجام می‌دهند. حفاظت از محیط زیست یکی از مهمترین «اهداف تعالی اجتماعی» است که شرکت‌ها تلاش دارند تا در«عرصه رقابت» بازنده نشوند و بتوانند وجهه خود را به عنوان یک شرکت « تلاشگر در حوزه حفاظت از محیط زیست» ترمیم کرده و در این مورد حرفی برای گفتن داشته باشند. اگر مدیر هوشمند و به روز بخواهد در این زمینه از سایر رقبا عقب نماند، بهتر است تا از سیستم نرم افزارهای جامع و یکپارچه ERP و «سیستم مدیریت منابع انسانی» کمک بگیرد که بنای کار را بر«حذف مکاتبات کاغذی در راستای مسئولیت اجتماعی حفاظت از محیط زیست» قرارداده و بتواند در این زمینه نمره قبولی بگیرد زیرا در این سیستم کلیه مکاتبات اداری در سیستم انجام شده و سازمان ناچار نیست تا هزینه‌ای بابت خرید کاغذ متقبل شده و بدتر اینکه به عنوان یک شرکت «متخلف در حفاظت از محیط زیست» مطرح شود!

فرصت را دریابید

مجموعه مزیت‌های سیستم مدیریت منابع انسانی از زیرمجموعه سیستم ERP، لیست بلند بالایی است که موجب شده تا کفه ترازو به سمت «انتخاب این نرم افزارها» سنگینی کند وهر شرکت و سازمانی، تجهیز به این نرم افزار را در اولویت کاری خود قرار بدهد تا ضمن «صرفه‌جویی در وقت و هزینه» بتواند درجه بالایی از کارآمدی و تعالی سازمانی را تجربه کند.