واکاوی مزیت‌های سیستم مدیریت مالی و حسابداری

فصل پایان آشفتگی مالی شرکت

دیگر صدای «جیرینگ جیرنگ سکه‌ها» به گوش نمی‌رسد. مدت زمان زیادی سپری شد تا انسان توانست از «سودای ذخیره پول» در جای امن، به دورانی برسد که پول خود را در «بانک» نگهدارد و از آن دل بکند. گذر از مرحله «نگهداشتن پول در کوزه»، کار آسانی نبود هرچند این تحول بزرگ، حاصل هماهنگی با «جبر زمانه» و «مقتضیات دوران »بود.
«گذر زمان» زندگی جدیدی را بر انسان تحمیل کرد. انسان ناچار شد تا برای «زیست بهتر» تن به تغییرات اساسی بدهد. هرچند در ابتدای کار با «روی خوش» از این تغییرات استقبال نکرد اما زندگی به او آموخت که برای موفق شدن باید در دسته «نوآوران» قرار بگیرد، چون قرارگیری در دسته «کندروها» دستاوردی جز شکست و عقب ماندن از قافله پیشرفت ندارد.
وقتی اورت راجرز نظریه‌پرداز بزرگ علوم ارتباطات اجتماعی « نظریه نشر نوآوری» را مطرح کرد، باور نداشت که این نظریه بتواند مرزهای علم را درنوردد و برای هر حوزه‌ای کاربرد داشته باشد. انسان‌ها خیلی زود به این نتیجه رسیدند که شرط موفقیت و برخورداری از «آینده روشن‌تر»، این است که هیچگاه در دسته «کندوها یا جان سخت‌ها» قرار نگیرند.

سیستمی لازم برای مدیران امروزی

پذیرش تفکرات نوین و پرهیز از لجاجت، ویژگی بارز و برجسته مدیران جسوری است که سودای «گسترش فعالیت و فتح قله‌ها» را در سر دارند، به همین دلیل «با روی گشاده» از تمام دستاوردهای نوین استقبال می‌کنند. فرقی ندارد که در چه کسوتی قرار گرفته باشند، این مدیران همیشه یک سر و گردن از مدیران دیگر بالاتر قرار می‌گیرند .
اگر در کسوت مدیریت مالی یک شرکت بزرگ، قرار گرفته باشند و اراده کنند که با «ساختارهای قدیمی» خداحافظی کرده و «ساختار جدیدی» بنیان بگذارند حتما از پیاده‌سازی «سیستم مدیریت مالی و حسابداری» استقبال خواهند کرد زیرا ضمن بهره‌گیری از این سیستم نوین، دیگر ناچار نیستند که کار«فرسایشی و خسته‌کننده» بررسی اسناد مالی متعدد، وضعیت پرداخت و دریافت، حقوق و دستمزد، وضعیت مالی قراردادها، وضعیت امور سهام یا اموال و دارایی شرکت را انجام داده یا وضعیت سهام شرکت را روزانه پیگیری کنند.
انجام این وظایف، بخش مالی را جان به لب خواهد کرد، به همین دلیل اگر از سختی انجام این امور به ستوه آمدید و تمایل دارید تا رویکرد جدید و مدرنی را امتحان کنید تا «نتایج بهتر با خطای کمتر و سرعت بیشتر» به راحتی حاصل شود، بهتر است تا از سیستم مدیریت مالی و حسابداری کمک بگیرید. سیستمی که می‌تواند تمام امور را آسان کرده و «اطلاعات مالی یکپارچه‌ای» را در کمترین زمان در اختیار شما قرار دهد.

همین ویژگی کافی است تا شما همیشه برگ برنده را در «عرصه رقابت» به خود اختصاص دهید زیرا سیستم مدیریت مالی و حسابداری از نرم‌افزارهای حسابداری مالی، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد، اموال و دارائی ثابت، کنترل مالی قراردادها و امور سهام تشکیل شده و به تمام نیازهای مالی شرکت پاسخ می‌دهد.

کابوس محاسبه دستمزد

اگر قرار شود تا افراد چالش‌های یک شرکت را لیست کنند، قطعا پرداخت حقوق و دستمزد جز اولویت‌های نخست است اما بعید به نظر می‌رسد که به ذهن فردی خطور کند که چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد، یکی از چالش‌های مهم شرکت‌ها محسوب می‌شود. به همان میزانی که شرکت‌ها توسعه پیدا می‌کنند فرایند محاسبه حقوق و دستمزد برای تعداد بالای کارمندان، سخت‌تر می‌شود. در بسیاری از موارد به دلیل اشتباهات رخ داده، اعتراض‌های شکل می‌گیرد و تبعاتی را متوجه شرکت می‌کند.
محاسبه اضافه‌کاری کارمندان و بررسی شیفت کاری، دغدغه بسیاری از کارفرمایان محسوب می‌شود چراکه نرخ حقوق و دستمزد کارمندان متفاوت است البته محاسبه دستمزد، ارتباط مستقیمی با وضعیت حضور کارمندان پیدا می‌کند. به منظور حل این مشکل باید زمان حضور هر فرد را ثبت کرد. سپس تاخیر، تعجیل، ماموریت و مرخصی‌ها کنترل می‌شود. در نهایت در جدول زمانی وارد شده و حقوق و دستمزد را با توجه به تعاریف و قوانین مربوطه که سالانه تغییر می‌کند، تعیین می‌شود. این فرایند زمانی پیچیده می‌شود که افرادی به تناسب موقعیت شغلی روز یا ساعات مشخصی در شرکت حضور پیدا کنند. در چنین شرایطی، میزان حقوق کلا متفاوت شده و موجب سردرگمی بخش مالی می‌شود.
در چنین شرایطی، می‌توان از نرم‌افزار حقوق و دستمزد که در «سیستم مدیریت مالی و حسابداری» ERP تعبیه شده است، کمک گرفت زیرا با انعطاف‌پذیری زیاد، کلیه فرآیندهای حقوق دستمزد را ساده‌سازی کرده و این فرایند سخت را آسان می‌کند و با توجه به اصول تعیین‌شده قانونی، حقوق افراد را بدون خطا محاسبه خواهد کرد.

کلافگی را پشت سر بگذارید

اگر از «به هم‌‌ریختگی اسناد مالی» خود کلافه شدید و نمی‌دانید موعد و سررسید چک‌های دریافتی و پرداختی به چه صورت است و سرگیجه می‌گیرید یا اینکه گزارش دقیقی از وجوه نقد، واریزی و برداشت و کارت‌خوان خود ندارید و جریان مدیریت نقدی از دستان شما خارج شده است، بهتر است زودتر تدبیری بیاندیشید. وقت آن فرارسیده است که به کمک نرم‌افزار«دریافت و پرداخت» از زیرمجموعه «سیستم مدیریت مالی و حسابداری» وضعیت نقدینگی شرکت خود را مدیریت کنید.
درصورت استفاده از این نرم‌افزار، شما این امکان را پیدا خواهید کرد که به وضعیت چک‌های خود سر و سامانی بدهید. تنها لازم است تا فرم جدیدی را برای چک جدید ثبت کرده و اطلاعات چک همچون سررسید و بانک مربوطه را وارد ‌کنید. در این صورت اطلاعات به روزی خواهید داشت. مزیت مهمتر اینکه، ضمن امکان جستجو می‌توانید گزارشی «دقیق و به روزی» از چک‌های دریافتی و پرداختی داشته باشید.

مراقب اموال شرکت باشید

افزایش وسعت شرکت‌ها با افزایش«نگرانی و استرس» خروج اموال و جابه‌جایی غیرمجاز رابطه مستقیمی دارد. حفاظت از دارایی شرکت‌ها امری پیچیده است که در توان نیروی انسانی نبوده و هر شرکتی برای حراست از اموال خود باید از نرم‌افزارهای تخصصی حفاظت از«اموال و دارایی ثابت» بهره بگیرد.
این نرم‌افزاردر سیستم مدیریت مالی و حسابداری موجود بوده و این امکان را فراهم خواهد کرد که شما بتوانید وضعیت اموال شرکت را به کمک RFID درهر لحظه ردیابی کرده و از آن مراقبت کنید. این تکنولوژی کمک شایانی به اموال گردانی کرده و آن را تسهیل می‌کند.

اگر فردی به عنوان امین اموال وارد اتاق یک شرکت شود. با کمک RFID می‌تواند لیستی از اموال موجود در اتاق را دریافت کند. اموالی که باید در اتاق باشد و وجود دارد یا اموالی که باید در اتاق وجود داشته باشد و در اتاق وجود ندارد. در این صورت، شما متوجه جابجایی غیرمجاز شده و می‌توانید این اموال را ردیابی کنید.
البته مزیت‌های این نرم‌افزار به ردیابی اموال خلاصه نمی‌شود. این نرم‌افزار این امکان را برای شما فراهم خواهد کرد که هزینه روزانه، ماهانه و سالانه استهلاک اموال را محاسبه کرده و دراین مورد تصمیم‌گیری کنید. در برخی از موارد افزایش هزینه استهلاک موجب می‌شود که سازمان تصمیم به فروش اموال بگیرد تا جلوی ضرر بیشتر را بگیرد.

حافظ منافع شرکت

«سپردن امور شرکت» به پیمانکاران «فصل جدید دلمشغولی» بخش مالی شرکت است. بررسی وضعیت پروژه‌های پیمانکاری و رصد پیشرفت پروژه، کار عظیمی است که بدون بهره‌گیری از نرم‌افزارها میسر نمی‌شود. ماژول «کنترل مالی قراردادها» در سیستم مدیریت مالی و حسابداری این فرصت را فراهم می‌کند تا مدیران شرکت بهتر بتوانند گزارش دقیقی از وضعیت پیشرفت پروژه پیمانکاری دریافت کرده و در مورد آن تصمیم‌گیری کنند.

وقت را غنیمت بشمارید

اگر تاکنون نتوانستید در مدیریت مالی شرکت موفق شوید و دوست دارید تا این روند را بهبود بخشید، بهتر است تا از سیستم مدیریت مالی و حسابداری تعبیه شده در ERP استفاده کنید. سیستمی که برای ساماندهی وضعیت مالی شرکت نه یک نیاز لوکس بلکه یک نیاز ضروری است و تنها به کمک این سیستم، می‌توان افق جدیدی را پیش‌روی شرکت ترسیم کرد و مانع «درجا زدن» شده و «روند مدیریت مالی» شرکت را اصلاح کرد.