نرم افزار سفارشات خارجی تجربه خوشایند خرید

تاثیر نرم افزار سفارشات خارجی در افزایش بهر‌وری

تجربه خوشایند یک خرید فراسرزمینی

نرم افزار سفارشات خارجی؛ دنیای تجارت، مرزها را درنوردیده و دیگر به مرزهای جغرافیایی محدود نیست. این دستاورد بزرگ مرهون «گسترش نگاه جهانی» است. اقتصاد جهان هر روز بیشتر درهم تنیده شده و این «درهم تنیدگی» الزاماتی همچون «زیستن در عرصه بین‌الملل» را به عنوان اصلی بدیهی، به ارمغان آورده است.
این خصلت، به ویژگی بارز «مدیران اقتصادی» امروز تبدیل شده است. به همین دلیل، تصمیم‌سازان این نسل بر خلاف نسل پیشین، سطح تصمیم‌گیری خود را توسعه داده و تلاش دارد تا در اشل جهانی فعالیت کنند. این مدیران برای تهیه کالا، خود را به مرزهای جغرافیایی کشور محدود نکرده و سعی می‌کنند تا تولیدکننده‌ای را در کشور دیگر بیابند که محصول خود را با کیفیت بهتر و قیمت مناسبت‌تر به فروش می‌رساند.

البته خرید کردن از یک تولیدکننده فراسرزمینی در بسیاری از موارد، یک انتخاب نیست. گاهی تولیدکننده چاره‌ای جز «خرید کالا» از فروشنده خارجی ندارد زیرا خط تولید نیازمند، تامین به موقع کالای اولیه‌ای است که در کشور وجود ندارد و باید در اسرع وقت خریداری و به کشور وارد شود.
«فرایند سفارش کالای خارجی» فرایند بسیار دشواری است که «گرفتن نمره قبولی» در آن کار راحت و آسانی نیست. همچنانکه بسیاری از مدعیان ناچار شدند تا عرصه را واگذار کرده و شکست خود را بپذیرند، همین پیچیدگی موجب شد تا «مکانیزه و آسان کردن» این فرایند دشوار در اولویت کاری قرار بگیرد.
نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی که در زیر سیستم «مدیریت بازرگانی» در مجموعه نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه ERP تراز سامانه تعبیه شده است، به منظور حل این مشکلات به بازار عرضه شد تا فرآیند سفارش کالا را تسهیل و با ارائه گزارشهای تحلیلی به مدیران کمک کند تا چشم‌انداز دقیقی نسبت به وضعیت موجود پیدا کنند.

تعریف دقیق کالا

یکی از مشکلات در خرید کالا از تامین‌کننده خارجی، تعریف غیردقیق نوع کالا است. این اشتباه، در مراحل ترخیص کالا مشکلات حقوقی ایجاد می‌کند. به همین دلیل این نرم افزار این امکان را فراهم کرده است تا ضمن تعریف دقیق کالا و دسته‌بندی آن، از کد تعرفه کمک گرفته شود. «تعریف و دسته‌بندی کالاها با کد انبار و کد تعرفه به طور همزمان» امکان بروز اشتباه را به صفر می‌رساند زیرا کد تعرفه HS code به عنوان شماره بین‌المللی کالا درج شده است.

با نرم افزار سفارشات خارجی سابقه خرید را مرور کنید

تولیدکنندگانی که قصد دارند تا کالای خود را از تامین کننده دیگری خارج از مرز تهیه کرده و بعد از طی فرآیندی، کالای تحویل گرفته شده را وارد خط تولید کنند. در اغلب موارد با این معضل روبرو می‌شوند که سابقه‌ای از خریدهای پیشین خود ندارند و نمی‌توانند با رجوع به سابقه خرید، بار دیگر کالای مورد نظر خود را سفارش بدهند. این مشکل در شرایطی که مدت زمان زیادی از سفارش‌های قدیمی گذشته باشد، بیشتر خودنمایی می‌کند.

گم کردن سابقه خرید از یک فروشنده خارجی، در واقع چالش جدیدی به چالش‌های خریدار اضافه می‌کند. نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی از این امکان برخوردار است که سابقه خریدها را نگهداری می‌کند. مدیران با داشتن سابقه خریدها می‌توانند به گزارشی از وضعیت عملکرد پیشین فروشنده دسترسی پیدا کنند. اگر فروشنده‌ای، بدقولی کرده باشد یا اینکه کالای با‌کیفیت پایین‌تر را تحویل داده باشد، در این صورت چنین فردی در لیست سیاه قرار گرفته و از لیست معامله حذف می‌شود زیرا بیشتر تامین‌کنندگان کالا برای نخستین بار از طریق جستجو اینترنتی و ….. شناسایی می‌شوند و امکان اعتبارسنجی دقیقی از عملکرد آنها وجود ندارد اما یک بار کارکردن می‌تواند به معیار مناسبی برای قضاوت در مورد اعتبار آنان تبدیل شود.

در چنین شرایطی، فروشنده اشتباه گذشته را بار دیگر تکرار نمی‌کند و همین موجب می‌شود که جلوی ضرر هنگفت به شرکت گرفته شود زیرا شما در برابر پول هنگفتی که بابت خرید یک کالا پرداخت کردید، کالایی تحویل گرفته‌اید که از کیفیت لازم برخوردار نبوده و اعتبار شما را به عنوان یک تولیدکننده مخدوش می‌کند. در چنین شرایطی، کیفیت محصولات کاهش پیدا کرده و همین موضوع، به عامل حذف از عرصه رقابت تبدیل می‌شود.

نرم افزار سفارشات خارجی و خداحافظی با آشفتگی

برخی از تولیدکنندگان در شرایطی که قصد دارند تا یک تامین کننده خارجی کالا را در یک شهر خاص یا یک کشور خاص پیدا کنند، دچار سردرگمی می‌شوند زیرا اسامی تامین کنندگان به صورت نامرتب کنار هم قرارگرفته و مدیران، امکان تفکیک نام تامین‌کنندگان با توجه شهر یا کشور را ندارند. بدتر اینکه نمی‌‌دانند که یک فرد و شرکتش چه کالایی را برای آنها تامین کرده است.
این بی‌نظمی شما را کلافه و عصبانی می‌کند زیرا در صورتی که بخواهید شرکت تامین کننده در آلمان را پیدا کنید باید ساعتها وقت صرف کنید تا بتوانید شرکت مورد نظر را پیدا کنید در حالیکه می‌توانستید این زمان را صرف بهبود عملکرد شرکت خود بکنید.

راهکار برون رفت از چنین وضعیتی این است که شما از این نرم افزار، کمک بگیرید زیرا برای حل این چالش تدابیری را لحاظ کرده است به ترتیبی که شما از این امکان برخوردارید که تمام تامین کنندگان را معرفی کرده و در مورد آنها یک دسته‌بندی را اعمال کنید مهمتر اینکه امکان دسته‌بندی تامین‌کنندگان بر اساس منطقه جغرافیایی فراهم شده و می‌توان افراد را بر اساس شهر و کشور دسته‌بندی کرد. بدنبال بهره‌گیری از نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی، به آشفتگی تامین‌کنندگان پایان داده می‌شود و در کمترین زمان می‌توان به اطلاعات دسته‌بندی شده افراد دسترسی پیدا کرد.

تنظیم دقیق پروفرما

شروع فرآیند خرید کالا از تامین‌کننده خارجی نیازمند داشتن performa invoice است. پروفرما در واقع سندی است که برای اطلاع شخص خریدار از شرایط فروشنده کالا صادر می‌شود و در این سند به مواردی همچون نوع، قیمت، شیوه پرداخت، نام و نشانی فروشنده و خریدار، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا، مقدار، نحوه حمل و نقل، قیمت واحد، قیمت کلی، زمان، وزن، حجم کالا، شرح کالا، وضعیت استاندارد اشاره شده است.
دریافت پروفرما از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا تمام مراحل مختلف وارد کردن کالا به کشور همانند ثبت کالا، مراحل ترخیص کالا، ثبت سفارش کالا در سامانه جامع گمرکی و گشودن اعتبار اسنادی به وسیله این سند انجام شده و حتی به کمک آن می‌توان در مناقصات و مزایده‌های بین‌المللی شرکت کرد.

تنظیم دقیق فاکتور در کاهش زمان انجام معامله بسیار تاثیرگذار است. به عنوان مثال اگر اطلاعات تکمیل شده در پروفرما جهت گشایش اعتبار اسنادی به طور دقیق، صحیح و کامل درج نشده باشد، ممکن است پس از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح و تغییر آن باشد که فرآیندی زمان‌بر است.
نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی معجزه‌گر برای رفع این چالش، راهکارهایی را مدنظر قرار داده است تا بتوان برای هر پروفرما به صورت مجزا اطلاعات تکمیلی را تعریف کرد تا ترخیص کالا با مشکل مواجه نشود. درمورد هر پروفرما امکان محاسبه بهای تمام شده سفارش و صدور اسناد حمل و نقل هم وجود دارد که به دغدغه‌های موجود در این حوزه پایان می‌دهد.

ثبت اتوماتیک سفارش با نرم افزار سفارشات خارجی

یکی از مشکلات موجود در زمینه سفارش کالا از تامین کننده خارجی، «فرصت‌سوزی» بود زیرا ثبت خرید به صورت سنتی، زمان زیادی را به خود اختصاص می‌داد. بدتر اینکه کالای مورد نظر با توجه به طولانی بودن فرآیندها، بسیار دیر به دست خط تولید می‌رسید. به همین دلیل این نرم افزار، تلاش کرده تا ضمن برطرف کردن این چالش‌ها، زمان را به خوبی مدیریت کند.
به کمک نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی چالش زمان رنگ می‌بازد چراکه کلیه عملیات سفارش‌های خارجی در نرم افزار حسابداری و انبار ریالی به صورت اتوماتیک ثبت می‌شود. این دستاورد بزرگ، مدیون مدیریت واحد و منسجم این بخشها و ارتباط تنگاتنگ میان نرم افزارهای سفارش‌های خارجی، انبار تعدادی، ریالی و نرم افزار فروش است که موجب شده میزان بهره‌وری به طرز چشم‌گیری ارتقا پیدا کند.

خرید نرم افزار سفارشات خارجی یک تجربه خوب

اگر از «کاستی‌های موجود» در فرآیند ثبت سفارشات خارجی در مجموعه خود به ستوه آمدید و به دلیل مشکلات ایجاد شده در تنظیم پروفرما زمان زیادی را از دست داده‌اید و تمایل دارید که سطح بالای بهره‌وری را در سفارشات برون‌مرزی تجربه کنید، بهتر است تا در روند موجود تجدیدنظر کرده و از نرم افزار مدیریت سفارشات خارجی تراز سامانه بهره بگیرید. در نتیجه این امکان را پیدا خواهید کرد که بهتر بتوانید تامین‌کنندگان را رصد کرده و بهترین‌ها را انتخاب کنید تا سود بیشتری عادیدتان شود.