نرم افزار پرسنلی ضامن ارتقای شغلی کارکنان

بهترین‌ها را گلچین کنید

نرم افزار پرسنلی؛ «منابع انسانی» واژه‌ای متعلق به عصر جدید است. درست در زمانه‌ای که آخرین سال‌های قرن نوزدهم رو به پایان می‌رفت تا قرن بیستم پا به عرصه وجود بگذارد و تولد خود را جشن بگیرد. واژه منابع انسانی ابداع شد تا تحولی عظیم را رقم بزند. تحولی که به نقطه عطف مدیریت سازمانی تبدیل شد.
پیشتر مدیران سازمانی، نیروی انسانی را نادیده می‌گرفتند. افزایش دانش نوع نگرش آنها را تغییر داد. جان کامنز اقتصاددان در سال ۱۸۹۳، برای اولین بار اصطلاح «منابع انسانی» را در کتاب «توزیع ثروت» به کار برد و منابع انسانی را از حاشیه به متن رانده و آن را در نقطه کانونی توجهات جامعه جهانی قرار داد.

راهکارهای بهبود مدیریت منابع انسانی به مرور زمان، علمی‌تر شد و هر روز شیوه جدیدی برای «ارتباط موثرتر» با کارمندان طراحی شد. در شرایطی که فعالیت‌ شرکت‌ها توسعه کمی و کیفی را تجربه کرد، این قابلیت اهمیت مضاعفی پیدا کرد زیرا با گسترش جغرافیایی شرکت، ارتباط نزدیک با کارکنان و آشنایی با مهارت آنها، به امری محال تبدیل شد.
ضرورت رفع این مشکل، بستری را فراهم کرد تا «نرم افزار اطلاعات پرسنلی و احکام حقوقی» طراحی شد. این نرم افزار در سیستم مدیریت منابع انسانی در نرم افزار ERP تراز سامانه گنجانده شده است. بدین ترتیب امکانی فراهم شد تا کلیه اطلاعات پرسنلی کارکنان در یک بخش متمرکز شود.
وجود این نرم افزار در سازمانهای بزرگ با تعداد زیادی کارمند در مناطق جغرافیایی متعدد و تحصیلات متنوع، امکان ارزیابی منصفانه‌ و نظارت دقیق‌تر بر روی وضعیت کارکنان را فراهم کرد و به سردرگمی مدیریت برای دسترسی به جزییات پرونده پرسنلی افراد پایان داد.

دسترسی سریع به اطلاعات کارکنان

جمع‌آوری تمام کارکنان در مقطعی که تعداد آنان از تعداد انگشتان دست تجاوز نمی‌کرد و رابطه «استاد و شاگردی» بر روابط کارگر و کارفرمایی سایه انداخته بود، کار بسیار راحتی بود. در چنین وضعیتی کارفرما به راحتی امکان ارزیابی افراد را داشت زیرا به دلیل ارتباط نزدیک و دوستانه، نسبت به توانمندی افراد اشراف داشت. در نتیجه، حقی از افراد ضایع نمی‌شد و اعتراضی هم شکل نمی‌گرفت، اما به دنبال صنعتی شدن جوامع و توسعه‌ شرکتها، هر روز افراد زیادی به لیست کارکنان اضافه می‌شد.

بدنبال افزایش نیروی کار، بخش مدیریت منابع انسانی دیگر توانایی مدیریت چنین لیست بلندبالایی را نداشت. به همین دلیل، نرم افزارهای مدیریت سازمانی همچون «نرم افزار اطلاعات پرسنلی و احکام حقوقی» به یاری بخش مدیریت منابع انسانی شتافتند. اگر تا دیروز «نگهداری و حفاظت» از اطلاعات کلیه کارکنان در دفاتر و زونکن‌های بزرگ انجام شده و بررسی وضعیت کارکنان وقت زیادی را لازم داشت. امروزه به مدد، نرم افزار پرسنلی منابع انسانی و دسته‌بندی اطلاعات کارکنان، دسترسی به اطلاعات پرونده کارکنان، در کمترین زمان امکان‌پذیر شد.

در نرم افزار پرسنلی، دسته‌بندی با کد پرسنلی کار را راحت کرد. در واقع، اسامی افراد با یک شماره پرونده و کد پرسنلی متمایز شده است. در فیلد اختصاصی هر فرد، اطلاعاتی همچون تاریخ تولد، میزان تحصیلات، نوع قرارداد، نوع تاهل، تعداد فرزندان، وضعیت نظام وظیفه، وضعیت سلامتی، سوابق پزشکی، میزان سوابق، تاریخ شروع و پایان قرارداد، سمت سازمانی، رتبه، پایه، نوع بیمه و نوع استخدام، اطلاعات تماس و نوع بیمه تکمیلی و کسورات درج شد.

ایجاد پرونده الکترونیکی کارکنان به عنوان یکی از مزیتهای نرم افزار پرسنلی، به شما کمک می‌کند که در کمترین زمان به اطلاعات پرسنل خود دسترسی پیدا کنید و بتوانید میزان مهارت، سوابق و تحصیلات فرد را پایش کرده و به اطلاعات مهمی در مورد میانگین سنی و میانگین تحصیلات کارکنان دسترسی پیدا کنید.
حتی این امکان وجود دارد که گزارشی به صورت ماهانه از وضعیت نیروی انسانی خود دریافت کنید و نیروی انسانی خود را مرتب رصد کنید. در این صورت می‌توانید برای «پست جدید» فرد مناسبی را انتخاب کنید.

با نرم افزار پرسنلی به‌راحتی نیروی جدید انتخاب کنید

وقتی بسیاری از سازمانها در تحقق اهداف سازمانی خود با شکست مواجه می‌شوند، تلاش می‌کنند تا دلایل این شکست را بررسی کنند. حضور «افراد اشتباه» در یک پست سازمانی، از مهمترین دلایلی است که می‌تواند بستر ناکامی و شکست را فراهم کند.
لازمه تحقق اهداف سازمانی این است که «افراد درست» در «جای درست» قرار بگیرند. اگر پازل «افراد شایسته و پست سازمانی» به درستی در کنار هم قرار گرفته و به هم وصل شوند. در این صورت، دستیابی به ایده‌آل‌های سازمانی چندان سخت نیست.
اما چالش بسیاری از شرکت‌ها این است که چطور افراد بهتر را انتخاب کنند. امکان دارد که این انتخاب از درون سازمان انجام شود. در چنین شرایطی، مدیریت باید ضمن بررسی پرونده پرسنلی افراد، تلاش کند تا مهارت‌ها و توانمندی‌ها را بررسی کند. در نهایت بهترین فرد را انتخاب کرده و به وی مسئولیت بدهد.

انجام این کار تا این مرحله آسان‌تر است زیرا قرار است فردی که در درون ساختار وجود دارد و به عبارتی امتحان خود را پس داده، متولی این مسئولیت شود. اما کار وقتی دشوار می‌شود که چنین فردی در درون ساختار سازمانی پیدا نشود و مدیریت شرکت ناچار شود تا فرآیند جذب نیروی انسانی را شروع کند.
فرایند جذب نیروی انسانی، در ابتدای امر ساده به نظر می‌رسد اما یکی از دشوارترین کارها محسوب می‌شود. به همین دلیل مدیران منابع انسانی هنگام جذب نیروی کار، استرس و سختی زیادی را تحمل می‌کنند. سختی این کار زمانی مضاعف می‌شود که شما ناچار هستید تا برای هر انتخابی توضیح دهید و مدیریت عالی را مجاب کنید که بهترین گزینه را انتخاب کردید زیرا در صورت انتخاب یک فرد اشتباهی، سازمان با زیان مالی بزرگی مواجه خواهد شد.

گام نخست برای سر و سامان دادن به وضعیت جذب نیرو در واحدهای متعدد یک سازمان این است که پرتال اختصاصی استخدام بسازید. در این پرتال باید ضمن قراردادن آگهی‌های استخدام، فرصت‌های شغلی جدید را تعریف کنید. به طور مثال در پست نگهبانی نیاز دارید تا فردی را جذب کنید باید شرایط و ویژگی‌های مورد نظر را در این بخش تعریف کرده و مدت زمانی را برای دریافت رزومه مشخص کنید.

انجام کار تا این مرحله سختی زیادی ندارد اما بعد از این مرحله، مدیریت منابع انسانی با دریافت تعداد زیادی رزومه دچار سردرگمی می‌شود، چون امکان مطالعه همه رزومه‌ها و مشخص کردن زمان مصاحبه را ندارد. در این شرایط، باید از وجود نرم افزار پرسنلی بهره گرفت تا به شما در پیگیری درخواست‌های استخدام واحدها کمک کند. در این صورت می‌توانید، رزومه‌ها را در فرمت‌های مختلف دریافت کنید، برای رزومه‌های دریافتی فیلتر تعیین کنید، در لحظه از رزومه‌های دریافتی مطلع شوید، برای رزومه‌ها سطح دسترسی مشخص کنید، آزمون‌های استخدامی تعریف کنید، کارجو را در هر لحظه از مراحل استخدام آگاه کنید، نظر خود را روی هر رزومه ثبت کنید، جریان کار استخدام را مشخص کنید، تقویم‌های مصاحبه را تنظیم کنید. در این صورت امکان ندارد که شما فرصت جذب یک فرد توانمند را از دست دهید. چون شما این امکان را دارید که رزومه‌ها را مقایسه کنید. حتی می‌توان مصاحبه استخدامی را از راه دور انجام داد. در نهایت پس از گذراندن این مراحل، می‌توانید پرونده پرسنلی را در کمترین زمان تشکیل دهید. نرم افزار پرسنلی به شما کمک می‌کند تا نفس راحتی بکشید.

صدور احکام حقوقی

در برخی از موارد سازمان نیاز به صدور احکام گروهی برای کارکنان دارد. نرم افزار پرسنلی از این قابلیت برخوردار است که احکام حقوقی را به صورت جداگانه یا گروهی برای کارکنان صادر کند.
بر اساس همان حکم صادر شده برای افراد، تعداد ساعات موظفی، مرخصی و مزایا مشخص خواهد شد. تعیین ساعت کاری، اضافه کار منعطف، سقف مرخصی استحقاقی و استعلاجی، سقف مرخصی ساعتی عدد ثابتی است که امکان تغییر آن وجود ندارد.
نرم افزار پرسنلی با ارتباط منسجم و یکپارچه با نرم‌افزار حقوق و دستمزد و دستگاه حضور و غیاب، حضور کارکنان را رصد می‌کند. ساعات موظفی و حکم استخدامی تعیین شده با قوانین سازمانی مطابقت دارد. افراد بر این اساس، حقوق دریافت کرده و از مزایای رفاهی برخوردار می‌شوند.

با نرم افزار پرسنلی موفقیت خود را تضمین کنید

اگر قصد دارید تا بر اساس اهداف از پیش تعیین شده، حرکت کرده و موفقیت شرکت را تضمین کنید بهتر است تا از نرم افزار پرسنلی تراز سامانه بهره بگیرید تا ضمن متمرکز کردن اطلاعات کارکنان و دسته‌بندی آن، به راحتی بتوانید به دانش و مهارت کارکنان دسترسی پیدا کرده و بهترین را انتخاب کنید یا اقدام به جذب نیروی انسانی کنید تا بهترین‌ها در مصدر کار قرار بگیرند و گردش نخبگان محقق شود.