نرم افزار دبیرخانه قلب تپنده سازمان را احیا می‌کند

با نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری در میان نامه‌ها غرق نمی‌شوید!

نرم افزار دبیرخانه؛ «ارسال نامه» در گذر زمان فراز و نشیب زیادی را تجربه کرده است. هخامنشیان با احداث چاپارخانه ضمن بهره‌گیری از اسب‌های تازه نفس، امکانی را برای پیک نامه فراهم کردند تا در اسرع وقت خود را به مقصد رسانده و نامه اداری و احکام سلطنتی را تحویل دهند.
دگرگونی ارسال نامه از «چاپارخانه» تا «پست» شاید در کلام کوتاه به نظر برسد، اما قرنها زمان لازم بود تا انسان چنین روزهایی را به تماشا بنشیند. اما «شکل‌گیری پست» نه پایان کار بلکه آغاز راهی بود که در ابتدای امر به پست الکترونیکی و در نهایت به نرم افزارهای مدرنی ختم شد که توانست همه وظایف ارسال نامه سازمانی را بردوش بکشد.
تا دیروز سازمانها ناچار بودند، تمام نامه‌های وارده و صادره را در دفتر اندیکاتور ثبت کنند و سپس آن را در بین واحدهای سازمانی توزیع کنند. این کار بسیار وقت‌گیر بوده و هرگونه اشتباهی موجب می‌شد تا بخش دبیرخانه در «تیررس انتقادات» قرار بگیرد. همین موجب شد تا بخش دبیرخانه به عنوان «قلب تپنده» سازمان، در مورد نحوه ثبت نامه حساسیت زیادی به خرج بدهد. این حساسیت ضمن اتلاف وقت، بستر تنش‌های سازمانی را فراهم ‌کرد.

هزینه سرسام‌آور مکاتبات کاغذی در درون دبیرخانه و ضرورت صرفه‌جویی مالی و مهمتر از همه عمل به مسئولیت اجتماعی سازمانها در راستای حفاظت از محیط زیست، بستری را فراهم کرد تا نرم افزارهای نوین به بازار عرضه شوند که این فرآیند سخت و حساس را آسان کرده و وضعیت رد و بدل شدن نامه‌ها را در درون نرم افزار ساماندهی کرد.
در نتیجه مدیریت گردش نامه، زمان کمتری را به خود اختصاص داده و مدیران دبیرخانه، با دفاتر اندیکاتور خداحافظی کردند زیرا با وجود نرم افزار دبیرخانه، توانستند به راحتی نامه‌ها را ثبت کنند. به همین دلیل مدیران منابع انسانی به اتکای «نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری» دوران سختی را پشت سرگذاشته و به ساحل نجات رسیدند. این نرم افزار در سیستم مدیریت منابع انسانی و در نرم افزار ERP تراز سامانه تعبیه شده است.

ثبت بی‌دردسر

اگر تمایل دارید تا یک ثبت بی‌دغدغه در مورد نامه‌های صادره و وارده را تجربه کنید، بهتر است از نرم افزار دبیرخانه بهره بگیرید. در این صورت، به کمک نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری خواهید توانست تا تمام نامه‌های وارده و صادره را ثبت کنید. این موضوع در سازمانی که هرروز تعداد زیادی نامه دریافت کرده یا نامه ارسال می‌کند، اهمیت مضاعفی پیدا می‌کند.
روزانه نامه‌های زیادی به سازمان ارسال می‌شود که باید در دبیرخانه ثبت شود. در این شرایط باید عنوان نامه وارده را انتخاب کرد. سپس اطلاعات اولیه نامه درج شده و شماره مندرج در نامه در قسمت مربوطه ثبت می‌شود تا در صورت لزوم، جستجو نامه بر اساس شماره انجام شود. همچنین باید تاریخ و خلاصه نامه آورده شود.

می‌توان مشخص کرد که این نامه از چه روشی همچون دستی، ایمیل، پست، فکس، تلگرام بدست سازمان رسیده است. سپس محل ارجاع نامه مشخص می‌شود تا فرد مورد نظر نامه را دریافت کند. در صورت دریافت نامه، به صورت فیزیکی، نامه باید اسکن شود، وگرنه گزینه درج فایل انتخاب می‌شود تا بتوان فایل را آپلود کرد.
پس از طی این مراحل، نامه به صورت خودکار تاریخ و شماره خورده و فرستنده و گیرنده نامه هم مشخص می‌شود. حتی می‌توان تعیین کرد که نامه به چه صورت به دست گیرنده برسد. در نهایت، می‌توان فیشی را در اختیار تسلیم کننده نامه قرار داد که از این طریق بتواند روال اداری نامه خود را پیگیری کند.

گردش کار در نرم افزار دبیرخانه

تجربه گردش سازمانی نامه‌ها در گذشته دور چندان خوشایند نبود. مدتها طول می‌کشید تا نامه بتواند در سازمان گردش کند و در نهایت بتوان، نتیجه مورد نظر را بررسی کرد. با وجود این نرم افزار، دیگر اتلاف وقت رخ نمی‌دهد. شما پس از طی کردن مراحل ثبت، می‌توانید گزینه ارجاع را انتخاب کنید تا افراد زیادی نامه مذکور را رویت کنند. مزیت «ارجاع نامه‌ به چندین پرسنل» موجب می‌شود تا شما در زمان صرفه‌جویی کنید.
اما گردش نامه، همیشه درون سازمانی نیست. گاهی امکان دارد که شما نیاز داشته باشید تا نامه‌ای را برای یک فرد در سازمان دیگری، ارسال کنید. نرم افزار دبیرخانه به راحتی این کار را برای شما انجام می‌دهد حتی اگر سازمانهای مورد نظر، از دو نرم افزار دبیرخانه متفاوت بهره گرفته باشند. در این وضعیت، شما امکان ارسال نامه از طریق ECE را خواهید داشت و فرد گیرنده این نامه را در اتوماسیون خود رویت خواهد کرد. در مرحله بعد امکان ارجاع این نامه برای سایر همکاران او فراهم خواهد شد.

جستجوی راحت در بانک اطلاعاتی

یکی از اهداف اصلی این نرم افزار این است که شما بابت جستجو در بین انبوهی از نامه‌ها کلافه نشده و بتوانید به راحتی به نامه ثبت شده، دسترسی پیدا کنید. تنها لازم است تا وارد فهرست شده و در موتور جستجوی پیشرفته، فیلتر مورد نظر را مشخص کنید تا در کمترین زمان به نامه مورد نظر دسترسی پیدا کنید.
مهمتر اینکه با وجود این نرم افزار، از این امکان برخوردار خواهید شد تا یک گزارش جامع از وضعیت نامه‌های وارده و صادره دریافت کنید و نسبت به زمان اقدام آن آگاهی پیدا کنید.

وضعیت نامه

نامه‌های سازمانی شرایط متفاوتی را تجربه می‌کنند. برای بررسی و اقدام روی برخی از نامه‌ها، لازم است تا قید فوریت زده شود. در این شرایط، باید اقدام فوری در دستور کار قرار بگیرد. می‌توان برای هر نامه وضعیتی همچون «عادی و فوری» را مشخص کرد تا نامه با توجه به زمان تعیین شده در سیستم ثبت شده و در موقع مناسب هشدار لازم را ارسال کند.
اما تعیین وضعیت نامه به «نوع اقدام» خلاصه نمی‌شود. این امکان وجود دارد که برای نامه «پروتکل امنیتی» تعریف شود. با وجود این پروتکل، دیگر لازم نیست که نگران امنیت نامه‌های سازمانی باشید زیرا با این نرم افزار، سطح بالایی از حفاظت را طبق پروتکل‌های تعریف شده، تجربه خواهید کرد.
نرم افزار دبیرخانه این امکان را دارد که برای هر یک از پرسنل سطح دسترسی تعریف کند تا همه پرسنل قادر به رویت تمام نامه‌ها نباشند. در این صورت می‌توان از نامه‌های محرمانه که در نرم افزار وجود دارد، مراقبت کرد و به این ترتیب دسترسی به نامه‌های سری و محرمانه را محدود کرد.

با نرم افزار دبیرخانه درخواست شخصی مطرح کنید

یکی از دغدغه‌های پرسنل در هر سازمانی طرح مشکلات، درخواستها از مدیریت سازمان است. امکان ثبت درخواست‌های مختلف اعم از فراموشی کارت، مرخصی، مأموریت، صدور گواهی و … و پیگیری آن‌ها به صورت کارتابلی برای هریک از کارکنان فراهم شده و پرسنل با امکان دسترسی، این درخواستها را ثبت می‌کنند.
در این کارتابل، نامه‌های ارجاع شده به هریک از پرسنل وجود دارد. پرسنل از این امکان برخوردار هستند که نامه را پاسخ داده یا ارجاع دهند یا فایلی را به آن ضمیمه کنند.

قرار را فراموش نکنید

اگر در دسته مدیران و پرسنل شلوغی هستید که فراموش می‌کنند که چه قرارها و جلساتی دارند و به خاطر فراموشی این قرارها زیان زیادی را متقبل می‌شوند، بهتر است از نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری بهره بگیرید تا وضعیت جلسات را ساماندهی کرده و روزهای جلسه را یادآوری کند تا مبادا تداخلی ایجاد شود.
این نرم افزار از قابلیت‌هایی همچون امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع‌رسانی کاربران؛ مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)؛ قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران؛ امکان مدیریت قرارکاری برخوردار بوده وقادر است تا افراد را به یک پرسنل وظیفه‌شناس تبدیل کند که هیچگاه قرار کاری خود را فراموش نکرده و وجهه کاری سازمان را زیر سوال نمی‎برند.

رضایت مشتری را تامین کنید

بسیاری از افراد به دلیل سختی کار دبیرخانه، از قبول مسئولیت سرباز می‌زنند زیرا نگران هستند که توانایی ساماندهی به وضعیت دبیرخانه را نداشته باشند. بدتر اینکه به دلیل تاخیر در انجام امور، همواره مورد انتقاد قرار بگیرند.
اگر دوست ندارید تا سازمان خود را در چنین شرایطی قرار دهید، بهتر است تا ویژگی‌های نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری تراز سامانه را بررسی کنید و تصمیم نهایی خود را بگیرید.
در صورت استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه تراز سامانه، می‌توانید شرایط بهینه کاری را تجربه کنید و از شرایط سخت «خستگی و کلافگی و نق‌زدن‌های مداوم» همکاران خود رها شوید و شرایط بهتری را برای ساماندهی به وضعیت دبیرخانه در پیش بگیرید. در این صورت می‌توان اطمینان داشت که شرایط به نفع شما تغییر خواهد کرد وپرسنل و ارباب رجوع بابت «ارائه خدمات به موقع و مناسب» به شما نمره بیست خواهند داد.