نرم افزار قراردادهای پیمانکاری

سرمایه شرکت را به نرم افزار کنترل مالی قراردادها بسپارید

وضعیت پروژه‌های شرکتی زیر ذره‌بین

نرم افزار قراردادهای پیمانکاری؛ نیم قرن از زمانی که «انستیتو مدیریت پروژه» بنیان گذاشته شد تا «استاندارد درخوری» برای موفقیت پروژه‌های بزرگ تدوین کند، می‌گذرد. وقتی ساختمان PMI (Project Management Institute) در شهر پنسیلوانیا افتتاح شد، کمتر فردی باور داشت که رهنمودها و استاندادهای این موسسه راهگشا بوده و همچون «چراغی نورانی» مسیر را روشن کند.
استاندارد جهانی Project Management Body Of Knowledge یا همانPMBOK دستاورد متخصصان و نخبگان موسسه PMI بوده و در واقع یکی از بهترین استانداردهای مدیریت پروژه در دنیا است که هر چهارسال یکبار مورد بازنگری قرار می‌گیرد. استانداردی که توسط تمام مدیران بزرگ اجرایی می‌شود تا در مسیر تحقق اهداف پروژه گام بردارند.
ضرورت رعایت استانداردPMBOK نه یک «ژست مدیریتی» بلکه یک «ضرورت سازمانی» است تا به این ترتیب مهمترین هدف PMBOK یعنی یکپارچگی اقدامات مدیریت پروژه محقق شود. بسیاری از منتقدان انستیتو، متفق‌القول هستند که تدوین این استاندارد توانسته ضمن کاهش مشکلات مدیریت پروژه، امکان مدیریت صحیح منابع را فراهم کند.
یکپارچگی (Integration)، محدوده (Scope)، زمان(Time)، هزینه(Cost)، کیفیت (Quality)، منابع انسانی(Human Resource)، ارتباطات (Communications)، ریسک(Risk)، تدارکات (Procurement) از حوزه‌های دانشی مورد توجه در این استاندارد است.

«عامل هزینه» در یک پروژه به عنوان یک اصل مهم در کنار سایر حوزه‌ها، همواره مطرح بوده است. فرقی ندارد که شما خود مجری پروژه باشید یا اینکه فرد دیگری بخواهد پروژه را برای شما اجرایی کند. در هر دو صورت، شما باید «وضعیت مالی پروژه» را کنترل کرده و اجازه ندهید که هزینه پروژه افزایش یافته و از کنترل خارج شود.
وجود چنین دغدغه‌ای در ساختار سازمانی موجب شد تا سیستم مدیریت مالی و حسابداری از زیرسیستم‌های نرم افزارهای جامع و یکپارچه ERP تراز سامانه به وجود «نرم افزار قراردادهای پیمانکاری» مجهز شود که از این قابلیت کنترل هزینه پروژه، تهیه گزارش کامل و دقیق برای مدیران سازمان برخوردار بوده و امکان نظارت برپیشرفت مقطعی پروژه را فراهم می‌کند.

زمان و مکان را تسخیر کنید

در روزگاری نه چندان دور، تمام قراردادهای سازمانی و فرآیندهای مالی به صورت کاغذی بود. فرآیند‌های مالی و عقد قرارداد به صورت دستی صورت گرفته و نگهداری آن از طریق زونکن‌های اداری انجام می‌شد که ضمن صرف وقت زیاد، کاغذ زیادی هدر داده و سرعت انجام کار را کاهش می‌داد.
نگهداری اسناد به صورت کاغذی، مشکلات زیادی را رقم می‌زد. از یک سو امکان دسترسی به این اسناد «در هر لحظه و در هر مکان» وجود نداشت. دسترسی به این اسناد مستلزم حضور در سازمان بود اما بهره‌گیری از نرم افزار قراردادهای پیمانکاری شرایطی را فراهم کرد که افراد می‌توانند در هر زمان، به جزییات قرارداد دسترسی پیدا کنند.

فرقی ندارد که بخواهید صورت وضعیت‌های ارائه شده مربوط به هر قرارداد را بررسی کنید یا اینکه بخواهید پیشرفت هر قرارداد را رصد کنید. در واقع این امکان وجود دارد که صورت وضعیت‌ها، سپرده‌ها و میزان تسویه وجوه دریافتی و پرداختی توسط مدیران بررسی کنید تا بر اساس اطلاعات حاصله، بتوان مدیریت و برنامه‌ریزی کارآمدتری را به نمایش گذاشت. در کل، این نرم افزار، مدیریت پروژه را آسانتر می‌کند.

ثبت دقیق با نرم افزار قراردادهای پیمانکاری

در تمام شرکتهای بزرگ که «برون سپاری» به اولویت کاری تبدیل شده است کار«ثبت دقیق» مفاد قرارداد اعم از مناقصه و … با دقت زیاد انجام می‌شود.
فرض بگیرید که «جمع‌آوری حمل و تخلیه زباله‌های شهری» به عنوان یک مناقصه شهری برگزار شده و فردی برنده می‌شود. در نرم افزار قراردادهای پیمانکاری، باید مواردی همچون شماره قرارداد، مبلغ ابتدایی، مبلغ نهایی، شروع کار، خاتمه کار، مدت زمان انجام پروژه، محل تامین اعتبار و دستگاه نظارتی قید شود.
در همین بخش گزارش پیشرفت پروژه از نظر زمانی، وضعیت مالی و روند اجرا مورد بررسی قرار گرفته و مدیران سازمان به راحتی می‌توانند وضعیت پروژه را رصد کنند.

گزارش کار پروژه

میزان تسلط بر روند پیشرفت پروژه مستلزم دریافت یک «گزارش دقیق و منسجم» است. دریافت چنین گزارشی در زمانی نه چندان دور کار راحتی نبود. تدوین چنین گزارشی علاوه بر گران بودن، بسیار پرزحمت بوده و مستلزم صرف زمان زیادی بود اما نرم افزار قراردادهای پیمانکاری کمک می‌کند تا یک گزارش جامع را در کمترین زمان دریافت کنید.
گزارشی از وضعیت پروژه‌ها و مناقصات انجام شده، امکان بسیار بی‌نظیری است که مورد نیاز مدیران عالی شرکتی است تا بیش از این وقت خود را برای دریافت یک گزارش هدر ندهند. حتی می‌توان بر اساس سرفصل‌های تعیین شده گزارش را تنظیم کرد.
امکان «تعریف و دسته‌بندی قراردادها براساس نوع، موضوع و گروه مشتریان و گزارش وضعیت پروژه‌ها و مناقصات» بدون وجود محدودیت وجود دارد. گزارش مورد نظر را می‌توان بر اساس نوع مشتریان، ارجاع کار، هزینه صرف شده یا حتی پیشرفت فیزیکی تنظیم کرد.

مراقب خرج کردنتان باشید

تمام شرکتهای موفق سخت‌گیری عجیب و غریبی در پول خرج کردن دارند. برای این شرکتها حتی یک ریال و یک سنت نیز ارزش دارد و در تمام محاسبات گنجانده می‌شود. اگردر این مورد حساسیتی وجود نداشته باشد، خیلی زود روزی فراخواهد رسید که سرمایه‌گذار باید با حسرت «ویران شدن کاخ آرزوها» و «نابود شدن زندگی» خود را به تماشا بنشیند.
درواقع، خرج کردن بی‌ضابطه به عامل سقوط بسیاری از شرکتها تبدیل شده است. همین عامل موجب شده تا کنترل مالی قراردادها در دستور کار قرار بگیرد. تمام شرکتها با وسواس زیاد وضعیت مالی پروژه را رصد کرده و اجازه ولخرجی نمی‌دهند.

تحقق این مهم نیازمند تهیه صورت هزینه تفکیکی است تا برآورد دقیق‌تری از هزینه‌ها صورت بگیرد. نرم افزار قراردادهای پیمانکاری قادر است تا صورت وضعیت قراردادهای هزینه‌ای و درآمدی را ثبت کند. مدیریت الکترونیکی صورت وضعیت‌ها کمک می‌کند تا پس از مشاهده پرداختی‌ها و محاسبه‌ی کسورات، مبلغ خالص را رویت کنید.
در چنین شرایطی، این امکان فراهم خواهد شد تا شرکت بتواند وضعیت دقیق سود و زیان خود را مشخص کند و در صورت بروز هرگونه خطای مالی، جلوی «بریز و بپاش» را بگیرد. «مدیریت کنترل هزینه و بهای تمام شده، دریافت‌ها و پرداخت‌ها» از امکانات این نرم افزار است که به عامل موفقیت مدیرانی تبدیل شده است که از این نرم افزار بهره می‌گیرند.

کنترل ضمانت‌نامه با نرم افزار قراردادهای پیمانکاری

نظارت بر فرایند اجرایی و مالی قراردادهای متعدد شرکتها، کار بسیار سخت و دشواری است که در توان یک ساختار نیست. به عبارت بهتر، نظارت بدون بهره‌گیری از امکانات نرم افزاری کاری عبث و بیهوده است که فرجامی ندارد. برخی از این سازمانها برای انجام امور روزانه خود ناچار هستند که در سال با بیش از صد شرکت قرارداد بسته و کار برون‌سپاری را انجام دهند.
در چنین شرایطی امکان نظارت فردی وجود ندارد و محال است که بتوان جزییات قرارداد را به خاطر سپرد و تضامین صورت گرفته را فراموش نکرد. به کارگیری بیش از صد کارمند هم نمی‌تواند این هدف را محقق کند.
تنها راه باقی مانده این است که از نرم افزار بهره گرفته شود تا تمام جزییات قرارداد، در سیستم ثبت شده و چند روز قبل از پایان موعد باقی مانده به پایان زمان ضمانت‌نامه، هشداری ارسال کند تا مساله پیگیری شود و مشکلی در سیستم اداری ایجاد نکند.

نرم افزار قراردادهای پیمانکاری یک انتخاب خوشایند

«سر و سامان دادن» به وضعیت مالی و ممانعت از «ریخت و پاش» و «جلوگیری از ورشکستگی» نیازمند ایجاد انضباط مالی هر شرکت و نظارت دقیق بر هزینه‌های پروژه است.
تحقق این هدف مهم در گرو بهره‌گیری از نرم افزار قراردادهای پیمانکاری است. در این صورت امکان کنترل مالی قرارداد برایتان فراهم شده و هر لحظه این امکان وجود دارد که بتوانید یک گزارش دقیق از وضعیت مالی در کنار پیشرفت فیزیکی دریافت کنید.
یکی از مزیتهای مهم دیگر، نرم افزار قراردادهای پیمانکاری تراز سامانه ارتباط با سایر ماژول‌های مالی در سیستم بوده و همین اقدام مانع رفتار جزیره‌ای شده و «انسجام مالی» را به ارمغان می‌آورد. در چنین وضعیتی، آشفتگی سازمانی از بین رفته و مجموعه «حرکت رو به جلو» را تجربه خواهد کرد.
در چنین وضعیتی، مهمترین عناصرPMBOK محقق شده و شما این امکان را دارید که بتوانید نمره خوبی در مدیریت پروژه به خود اختصاص دهید زیرا تمام عوامل موفقیت همچون قطعه‌های پازل در کنار هم به خوبی قرار گرفتند و وضعیت مالی قراردادها به راحتی کنترل می‌شود که بسترساز تحقق اهداف عالی شرکتی است.