مدیریت موجودی چیست؟ معرفی ۹ روش کنترل موجودی

مدیریت موجودی چیست؟

مدیریت موجودی به معنای برنامه‌ریزی، کنترل و کمک به انتقال کالاها و مواد مورد نیاز برای تولید به خط تولید و یا فروش به مشتریان است. هدف اصلی مدیریت موجودی، ایجاد تعادل بین مقدار موجودی‌ها و نیازهای واقعی کسب و کار، شامل خرید و فروش و تولید است. این کار بر اساس پیش‌بینی‌ها، میزان تقاضاها، دسترسی به منابع و تعیین نقاط سفارش انجام می‌شود.

یک موجودی بزرگ همیشه خطر فساد، سرقت، آسیب یا تغییر تقاضا را به همراه دارد، بنابراین موجودی کالا باید بیمه و به موقع مصرف شود. به این دلایل، مدیریت موجودی برای شرکت‌ها با هر اندازه‌ای مهم است.
مدیریت موجودی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در هر زمان به کمترین مقدار ممکن موجودی‌های مورد نیاز دسترسی داشته باشند، به این ترتیب هزینه‌های انبارداری را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهند. در عین حال، باید اطمینان حاصل شود که کمبود موجودی در زمان افزایش تقاضا و تغییر رفتار مشتریان نادیده گرفته نمی‌شود.

مزایای مدیریت موجودی

برخی از شرکت‌ها، مانند شرکت‌های خدمات مالی، موجودی فیزیکی ندارند، بنابراین باید به مدیریت فرآیند خدمات توجه کنند. اما برای شرکت‌هایی که زنجیره‌های تامین و فرآیندهای تولیدی پیچیده‌ای دارند، ایجاد تعادل بین ریسک‌های حاصل از موجودی مازاد یا کمبود موجودی دشوار است. برای دستیابی به این تعادل، شرکت‌ها چندین روش را برای مدیریت موجودی توسعه داده‌اند.

مدل‌های مدیریت موجودی (Demand-Supply Models)

مجموعه‌ای از مدل‌ها و روش‌های تحلیلی هستند که در حوزه مدیریت زنجیره تأمین (Supply Chain Management) استفاده می‌شوند. این مدل‌ها برای مدیریت بهینه تقاضا و تأمین مواد و محصولات در زنجیره تأمین کاربرد دارند و به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری در خصوص تولید، موجودی، و توزیع محصولات بگیرند. در زیر به برخی از تکنیک‌ها و مدل‌های مدیریت موجودی رایج اشاره می‌کنیم و مزایا و معایب هر یک از آنها را با هم بررسی می‌کنیم:

۱. مدل مدیریت موجودی EOQ (Economic Order Quantity Model):

به فارسی “مقدار سفارش اقتصادی” نامیده می‌شود و یکی از مهم‌ترین روش‌های مدیریت موجودی است. در این روش، مقدار بهینه‌ای از سفارش برای کالاها یا محصولات مشخص محاسبه می‌شود تا کمترین هزینه‌ را در کل پروسه ثبت سفارش، حمل و نقل و نگهداری موجودی برای کسب وکار ایجاد کند.

مقدار سفارش اقتصادی (EOQ) یا مدیریت موجودی‌های حداقلی و حداکثری با توجه به مقدار تقاضای ماهانه برای هر کالا، هزینه‌های نگهداری و انبارداری، هزینه‌های حمل‌ونقل و هزینه‌های ثبت سفارش یا هزینه‌های تولید هر سفارش به تفکیک هر کالا محاسبه می‌شود. هدف اصلی این روش کمینه کردن هزینه‌های مدیریت موجودی کل و تأمین موجودی بهینه، در زمان‌های مناسب است.
معادله EOQ به صورت زیر است:

2DS/H√ = مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)

D نشان‌دهنده میزان تقاضا (demand) ماهانه برای کالا یا محصول می‌باشد.
S هزینه سفارش یا تولید هر سفارش (ordering cost) می‌باشد.
H هزینه نگهداری و هزینه حمل و نقل هر واحد کالا (holding cost) در یک دوره می‌باشد.
مقدار بهینه EOQ که با استفاده از این معادله محاسبه می‌شود، به مدیران کمک می‌کند تا میزان موجودی‌ها را بهینه‌سازی کنند و هزینه‌ها را کاهش دهند. با اجرای روش EOQ، کسب و کارها می‌توانند بهترین زمان‌ها را برای سفارش کالاها تعیین کنند و موجودی‌ها را به صورت بهینه مدیریت کنند.

۲. مدل مدیریت موجودی ROP (Reorder Point Model):

در این مدل، برای هر کالا یک مقدار بعنوان حداقل و یک مقدار بعنوان حداکثر برای موجودی انبار تعیین می‌شود. هنگامی که موجودی به مقدار حداقل می‌رسد، سفارش جدیدی برای تامین کالا صادر می‌شود تا موجودی به مقدار حداکثر برسد. در این روش با تحلیل دقیق تقاضا و مدت زمان تامین آن، میزان موجودی کالا بهینه‌سازی شده و باعث کاهش هزینه‌های نگهداری می‌شود.

۳. مدل مدیریت موجودی JIT (Just-In-Time Model):

این مدل به عنوان یک روش برنامه‌ریزی تولید و مدیریت موجودی استفاده می‌شود که به حداقل رساندن موجودی‌ها و زمان تحویل مواد و محصولات را تا حداکثر ممکن کاهش می‌دهد.
مدیریت موجودی به موقع (JIT) که از آن بعنوان یک مدل مدیریت برنامه‌ریزی تولید یاد می‌شود در دهه ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ در ژاپن ایجاد شد و تویوتا موتور (TM) بیشترین سهم را در توسعه آن داشته است.

فواید مدیریت موجودی JIT:
این روش به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا مقادیر قابل توجهی در منابع مالی خود صرفه‌جویی کنند و تنها با نگهداری موجودی مورد نیاز خود برای تولید و فروش، مقدار ضایعات انبار را کاهش دهند. این رویکرد هزینه‌های انبارداری، بیمه و همچنین هزینه ضایعات را کاهش می دهد.

مضرات مدیریت موجودی JIT:
مدیریت موجودی JIT می‌تواند مخاطره آمیز باشد. اگر تقاضا به طور غیرمنتظره‌ای افزایش یابد، ممکن است شرکت نتواند موجودی مورد نیاز خود را برای پاسخ به‌هنگام به آن تامین کند، و این به اعتبار شرکت نزد مشتریان لطمه می‌زند و آنها را به سمت رقبا سوق می‌دهد. حتی کوچکترین تاخیرها نیز می‌تواند مشکل ساز باشد. اگر کالای کلیدی «در زمان مقرر» وارد خط تولید نشود، ممکن است یک گلوگاه ایجاد شود.

نمونه ای از مدیریت موجودی (Just-In-Time) JIT:
بیایید به نمونه‌ای از سیستم مدیریت موجودی به موقع (JIT) نگاه کنیم. با این روش، یک شرکت کالا را تا حد امکان نزدیک به زمانی که واقعاً مورد نیاز است دریافت می‌کند. بنابراین، اگر یک سازنده خودرو نیاز به نصب کیسه هوا در خودروهای تولیدی خود داشته باشد، به‌جای اینکه همیشه این کالا را در انبار نگهداری کند و ریسک ضایعات و هزینه‌های انبارداری آن را افزایش دهد، با برنامه‌ریزی دقیق کیسه‌های هوا را دقیقا زمانی دریافت می‌کند که خودروها به انتهای خط تولید برای مونتاژ این قطعه رسیده باشند.

۴. مدل مدیریت موجودی MRP (Material Requirements Planning Model):

این مدل برای برنامه‌ریزی مواد و محصولات مورد نیاز تولید بر اساس تقاضا و موجودی‌ها استفاده می‌شود.
به بیان دیگر در این روش، مدیریت موجودی وابسته به پیش‌بینی فروش است، به این معنی که تولیدکنندگان باید گزارش کاملی از سوابق فروش خود داشته باشند تا بتوانند بر اساس آن برنامه‌ریزی دقیقی برای تامین موجودی کالاهای مورد نیاز خود انجام دهند و با تامین‌کنندگان ارتباط برقرار کنند.

برای مثال، یک تولیدکننده کالای ورزشی “اسکی” را در نظر بگیرید که از سیستم مدیریت موجودی MRP استفاده می‌کند، ممکن است بر اساس گزارشات دریافتی از سیستم اطمینان حاصل کند که موجودی موادی مانند پلاستیک، فایبرگلاس، چوب و آلومینیوم برای تولید سفارش‌های دریافتی کفایت می‌کند در نتیجه سفارشی را برای تهیه آنها ثبت نمی‌کند. عدم پیش‌بینی دقیق مواد مورد نیاز تولید و عدم برنامه‌ریزی خرید و تامین موجودی منجر به ناتوانی سازنده در انجام سفارشات و فروش می‌شود.

۵. مدل مدیریت موجودی S&OP (Sales and Operations Planning):

یک روش برنامه‌ریزی جامع و هماهنگ برای مدیریت زنجیره تأمین است که به هماهنگی بین مقدار تقاضا و تأمین آن در سطح بالاتر و استراتژیک سازمان کمک می‌کند. این مدل به عنوان یک فرآیند برنامه‌ریزی یکپارچه، اطمینان از اجرای مؤثر و هماهنگ فعالیت‌ها در سطوح مختلف زنجیره تأمین را فراهم می‌کند.

در مدل S&OP، دو بخش اصلی تقاضا و تأمین موجودی در نظر گرفته می‌شوند و این دو بخش با هماهنگی هم کمک می‌کنند تا تأمین کالاها و خدمات بر اساس تقاضای مشتریان به بهترین شکل انجام شود. در این فرآیند، اطلاعات مربوط به تقاضا، فروش، موجودی، تولید و تأمین کالاهای مورد نیاز جمع‌آوری شده و بر اساس این اطلاعات برنامه‌ریزی‌های مختلف انجام می‌شود.

مدل S&OP به کمک یک فرآیند تصمیم‌گیری مدیریتی، می‌تواند از مسائل مختلفی مانند کسری و اضافات انبار جلوگیری کند، برنامه‌ریزی تولید و تأمین را به بهترین شکل انجام دهد و از تأخیرها و ناهماهنگی‌ها در زنجیره تأمین جلوگیری کند. همچنین، این مدل می‌تواند به مدیران اطلاعات دقیق و به‌روز ارائه دهد تا بتوانند تصمیم‌های بهتری را در خصوص تولید، انبارداری، و توزیع محصولات بگیرند.

با استفاده از مدل S&OP، سازمان‌ها می‌توانند باعث افزایش بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها در زنجیره تأمین خود شوند و با تطابق بین فرآیند تقاضا و تأمین، به مزیت رقابتی قوی‌تری دست یابند. این مدل در سازمان‌هایی با زنجیره تأمین پیچیده و نیاز به هماهنگی‌های دقیق و منظم بین بخش‌ها و واحدها استفاده می‌شود.

۶. مدل مدیریت موجودی ABC:

در این روش، موجودی کالاها بر اساس اهمیت و ارزش آنها مدیریت می‌شود. به این ترتیب، محصولات به سه دسته B, A و C تقسیم می‌شوند. محصولات دسته A حجم کمی از موجودی را تشکیل داده ولی ارزش بالایی دارند. محصولات دسته C حجم بالایی از موجودی را تشکیل می‌دهند اما ارزش آنها کمتر است. در این روش به کمک تفکیک کالاها بر اساس اهمیت و ارزشی که برای سامان ایجاد می‌کنند، می‌توان برنامه‌ریزی و کنترل بهتری را برای تامین موجودی ایجاد کرد.

۷. مدل مدیریت موجودی (DSI):

مدیریت موجودی (DSI) یک مفهوم مهم در زمینه‌ی مدیریت و اقتصاد است که به مدیریت بهینه‌ی موجودی‌ها در یک سازمان یا شرکت اشاره دارد. DSI مخفف عبارت “Days Sales of Inventory” است و به مدت زمانی اشاره دارد که یک سازمان نیاز دارد تا موجودی‌های خود را به مشتریانش بفروشد.
به طور خلاصه، مدیریت موجودی DSI به عنوان میانگین سن موجودی و مرتبط با مدت زمانی است که محصولات یا کالاهای یک سازمان در انبارها وجود دارند تا به فروش برسند. این مفهوم برای بهبود کارایی و سودآوری سازمان‌ها بسیار اهمیت دارد. در نظر داشته باشید که میانگین DSI از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت است.

۸. مدل مدیریت موجودی (DIO):

در حسابداری و مدیریت موجودی، DIO مخفف عبارت “Days Inventory Outstanding” می‌باشد. این مفهوم به مدت زمانی اشاره دارد که موجودی کالا یا محصولات در انبار یا سیستم‌های مدیریت موجودی سازمان باقی می‌ماند تا به فروش برسد.
DIO یکی از نسبت‌های مالی است که در مدیریت موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با محاسبه این نسبت، می‌توان میزان تأخیر در فروش محصولات یا کالاهای سازمان را مشخص کرد. به عبارت دیگر، DIO نشان‌دهنده‌ی میانگین تعداد روزهایی است که کالا یا محصولات در انبار سازمان می‌ماند و منتظر فروش است.

مدیریت موثر موجودی و کاهش DIO می‌تواند منجر به بهبود عملکرد مالی سازمان شود. این امر می‌تواند باعث کاهش هزینه‌های نگهداری موجودی، بهبود جریان نقدی و افزایش سودآوری شود.

فرمول محاسبه‌ی DIO به صورت زیر است:
متوسط موجودی / فروش روزانه = DIO

در این فرمول، متوسط موجودی نشان‌دهنده‌ی میانگین موجودی کالا یا محصولات در طول یک دوره زمانی مشخص است و فروش روزانه نیز معمولاً مبلغ کل فروش تقسیم بر تعداد روزهای مورد نظر است. با توجه به این دو عدد، می‌توان DIO را محاسبه کرد و نتیجه‌ای در اختیار داشت که به مدیران کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر روی موجودی‌ها و عملکرد مالی سازمان خود داشته باشند.

۹. مدل مدیریت موجودی (DII):

در حسابداری و مدیریت موجودی، DII مخفف عبارت “Days Inventory In” می‌باشد. این اصطلاح به مدت زمانی اشاره دارد که مواد اولیه یا کالاهای مورد نیاز برای تولید محصول نیاز دارند تا در سیستم‌های مدیریت موجودی یا انبار سازمان وارد شوند.

DII یکی از معیارهای مهم در مدیریت موجودی است که برای برنامه‌ریزی منابع، زمانبندی تولید، کاهش تأخیرات و بهینه‌سازی فرآیندهای تولید و سبد کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.

محاسبه DII به صورت زیر است:
متوسط مواد اولیه / تولید روزانه = DII

در این فرمول، مواد اولیه متوسط نشان‌دهنده‌ی میانگین مقدار مواد اولیه موجود در طول یک دوره زمانی مشخص است و تولید روزانه نیز معمولاً مقدار تولید محصول را نشان می‌دهد. با استفاده از این دو عدد، می‌توان DII را محاسبه کرد و زمان ورود مواد اولیه به سیستم را اندازه‌گیری کرد. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا موجودی مواد اولیه را بهینه‌سازی کنند و فرآیندهای تولید را بهبود بخشند.

سیستم‌های کنترل موجودی (Inventory Control Systems)

در کل، کنترل و ارزیابی موجودی به عنوان یکی از جنبه‌های حیاتی مدیریت کسب و کار، به تعادل و کنترل بهتر عملکرد کسب و کارها و افزایش بهره‌وری منابع سازمان کمک می‌کند. در مدیریت و ارزیابی موجودی انبار، چندین روش و رویکرد وجود دارد که هرکدام از این روش‌ها برای نیازهای خاص، شرایط و سیاست‌های مختلف مناسب هستند. در زیر، به چند نمونه از این روش‌ها اشاره می‌کنیم:

۱. روش اولین صادره از اولین وارده (First In First Out) FIFO:

در این روش، کالاها بر اساس تاریخ ورود به انبار مدیریت می‌شوند، به این صورت که کالاهایی که زودتر وارد انبار شده‌اند، در مواجهه با تقاضا، اولویت خروج دارند. این روش به طور معمول در موادی که تاریخ انقضا دارند یا حفظ کیفیت برای مدت زمان مشخصی مهم است، استفاده می‌شود.

۲. روش اولین صادره از آخرین وارده (Last In First Out) LIFO:

در این روش، کالاها بر اساس تاریخ ورود به انبار مدیریت نمی‌شوند بلکه آخرین کالاهای وارد شده در مواجهه با تقاضا، اولویت خروج دارند. این روش معمولاً در صنایعی مانند ساخت و تولید که نیاز به مواد اولیه جدید دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۳. میانگین موزون (Weighted Average):

در روش میانگین موزون، میانگین سهم هزینه‌های هر واحد کالا بر اساس وزن نسبت داده شده به هر کدام، محاسبه می‌شود. وزن می‌تواند بر اساس حجم، قیمت یا تعداد واحد کالاها تعیین شود. این روش برای کسب و کارهایی که کالاها و محصولاتشان متنوع هستند و به یک روش ساده و سریع برای محاسبه هزینه‌ها نیاز دارند، مناسب است. در این روش، هزینه‌ها متناسب با مقدار وزنی هر کالا تغییر می‌کنند.

هرکدام از این روش‌های محاسبه موجودی، مزایا و معایب خود را دارند و بسته به نیازها، سیاست‌های فروش و نوع کسب و کار، ممکن است از یک یا چندین روش در کنار هم استفاده شود. انتخاب روش مناسب محاسبه موجودی انبار و هزینه‌ها به کمک نرم افزارهای مدیریت موجودی و ERP، به کسب و کارها کمک می‌کند تا بهره‌وری را افزایش داده و هزینه‌ها را بهینه‌سازی کنند.

انواع موجودی مواد و کالا

عموما کسب و کارها برای انجام فعالیت تجاری خود، متناسب با نوع فعالیتی که دارند اعم از اینکه بازرگانی و یا تولیدی باشند نیاز دارند که مواد و کالاهای متنوعی را در انبار نگهداری ‌کنند، در ادامه به برخی از انواع آنها اشاره می‌کنیم.

۱. مواد خام:

نشان دهنده مواد مختلفی است که یک شرکت برای فرآیند تولید محصولات خود خریداری می‌کند. قبل از اینکه یک شرکت بتواند آنها را به کالای آماده برای فروش تبدیل کند، باید تغییرات قابل توجهی روی این مواد اعمال کند.

۲. کالای نمیه ساخته (که به عنوان کالای در جریان ساخت نیز شناخته می‌شود):

نشان دهنده مواد خام در فرآیند تبدیل شدن به محصول نهایی است. بر روی این مواد تغییراتی صورت گرفته است ولی هنوز بطور کامل تکمیل نشده‌اند، به این کالاها، کالای نمیه ساخته یا کالای در جریان ساخت می‌گویند.

۳. محصولات (کالاهای تکمیل شده):

محصولات، کالاهای تکمیل شده در فرآیند خط تولید یک شرکت هستند که به راحتی برای فروش به مشتریان آن شرکت در دسترس قرار دارند.

۴. کالا

نشان دهنده کالاهای نهایی است که یک شرکت از یک تامین کننده دیگر برای فروش مجدد در آینده خریداری می‌کند.

تغییر روش کنترل و ارزیابی موجودی

تغییر رویه محاسبات انبار نشان‌دهنده تغییر در روش یا فرمول‌های مورد استفاده برای محاسبه میزان و مدیریت بهینه موجودی انبار است. این تغییرات می‌توانند از جنبه‌های مختلفی اعمال شوند تا به بهبود کارایی و دقت در مدیریت موجودی کمک کنند. چند نمونه از تغییرات رویه محاسبات انبار عبارت‌اند از:

۱. تغییر در روش محاسبه موجودی:

ممکن است سازمان تصمیم بگیرد روش محاسبه‌ی موجودی انبار خود را از یک روش به روش دیگری تغییر دهد. به عنوان مثال، از روش FIFO (اولین صادره از اولین وارده) به روش LIFO (اولین صادره از آخرین وارده) یا میانگین موزون تغییر دهد.

۲. اصلاح مدل‌های تقاضا:

اگر مدل‌های تقاضا برای پیش‌بینی فروش و تقاضای محصولات اشتباه باشند، سازمان می‌تواند این مدل‌ها را به‌روز رسانی کند و از مدل‌های دقیق‌تر و به‌روزتر استفاده کند.

۳. به‌روزرسانی دوره‌های محاسبه:

ممکن است سازمان تصمیم بگیرد دوره‌های محاسبه موجودی را تغییر دهد. به عنوان مثال، از محاسبه‌ی ماهیانه به محاسبه‌ی هفتگی یا روزانه تغییر رویه دهد تا موجودی‌ها را به‌صورت دقیق‌تر و به‌روزتر نگهدارد.

۴. اصلاح مدل‌های مدیریت موجودی:

ممکن است سازمان تصمیم بگیرد مدل مدیریت موجودی خود را تغییر داده و از مدل‌ مدیریت موجودی مانند EOQ (مقدار سفارش اقتصادی) به مدل برنامه‌ریزی موجودی مبتنی بر موجودی ایمن یا JIT (Just-In-Time) استفاده کند.

این تغییرات به دلیل تغییر شرایط بازار، نیازهای مشتریان، محصولات جدید و دیگر عوامل ممکن است اعمال شود. تغییر رویه محاسبات انبار می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا عملکرد مدیریت موجودی‌ها را بهبود بخشند و هزینه‌ها را کاهش دهند.
اما اگر شرکتی مکرراً روش حسابداری موجودی خود را بدون دلیل منطقی تغییر دهد، می‌تواند بیان کننده این موضوع باشد که مدیریت آن شرکت تلاش می‌کند تصویر متفاوتی از کسب‌وکار خود ترسیم کند.

نتیجه‌گیری

مدیریت موجودی، بخش مهمی از عملیات تولیدی و تجاری کسب و کارها است. مدیریت صحیح موجودی به نوع کسب و کار و نوع محصولی که تولید می‌شود و به فروش می‌رسد بستگی دارد. ممکن است یک نوع کامل از مدیریت موجودی وجود نداشته باشد که همه‌ی جوانب کسب و کار شما را به خوبی پوشش دهد، زیرا هر کدام از آنها دارای مزایا و معایبی هستند.

اما بهره‌گیری از مناسب‌ترین نوع روش مدیریت موجودی که با کسب و کار شما تطابق بیشتری داشته باشد می‌تواند نقش به سزایی در موفقیت کسب وکار شما ایفا کند که نیاز به مهارت، دانش و تجربه است.

اگر شما هم می‌خواهید در مسیر بهبود فرآیندهای کسب و کار خود قرار بگیرید و بازدهی و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید، پیشنهاد می‌کنیم با مشاوران ما تماس بگیرید و اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید.