نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار

زمان نفس راحت کشیدن فرا رسیده ….

نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار؛ انتشار کتاب The Toyota Way اثر جفری کی.لایکر در سال ۲۰۰۴ دنیا را تکان داد، اما این جنجال، تنها به دلیل رونمایی از اصول مدیریتی شرکت تویوتا نبود. هرچند لایکر با انتشار اصول مدیریتی تویوتا «راز سر به مهری» را افشا کرده بود که سالیان سال برای مردم جهان به علامت سوال، بزرگی تبدیل شده بود که راز و رمز موفقیت این شرکت خودروسازی چیست؟ اما مهمترین دلیل این «غوغای بزرگ»، رونمایی از «یک روش مدیریتی نوین» بود.

زمانی که اسم Lean Production بر روی کتاب حک شد، خوانندگان وسوسه شدند تا در مورد این روش مدیریتی، اطلاعات بیشتری کسب کنند. بیشتر جهانیان کنجکاو شدند که بدانند این شیوه مدیریتی نوین چگونه ابداع شده و قرار است که چه جادوی بزرگی را به نمایش بگذارد. Lean Production آنقدر واژه عجیب و غریبی بود که معنای دقیقی در فارسی برای آن یافت نشد و تنها توانستند واژه تولید ناب را معادل‌سازی کنند.

بنیان «تولید ناب» همان چیزی بود که انسان سال‌ها برای تحقق آن تلاش کرده بود. این بنیان، برحذف گام‌های غیرضروری در تولید بنا شده بود تا سرعت تولید و عرضه‌ی محصول و نیز کیفیت و کارایی فعالیت‌ها افزایش یابد. درواقع کلید موفقیت تویوتا تاکید برتولید ناب یا همان TPS است. تولید ناب روشی است که توسط تویوتا اختراع شده و بر حذف تلفات تولید، ساده کردن فرآیندها و افزایش سرعت تولید تاکید می‌کند. در میان لیستی بلند‌بالایی از هدررفت‌های سازمانی، تاخیر و منتظر ماندن Waiting خودنمایی می‌کند که پیدا کردن کالا در انبار و نبود کالا در انبار بخشی از آن است.

عمل به توصیه‌های تولید ناب، موجب شد تا افزایش سرعت عمل در انبار در اولویت قرار بگیرد تا هدررفت زمانی به صفر برسد. ضرورت تحقق این هدف، موجب شد تا «نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار» که در «سیستم مدیریت انبار و تدارکات» از مجموعه نرم افزارهای جامع و یکپارچه ERP تراز سامانه نیز تعبیه شده است، تولید شود تا اتلاف زمان را به حداقل رسانیده و سرعت بیشتری را بر امور سازمانی حاکم کند.

آدرس محل استقرار با نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار

یکی از مشکلات ارائه خدمات در انبار، این است که کارکنان برای تحویل یک قطعه به بخش تولید، زمان زیادی را هدر داده و در واقع بخش تولید را کلافه می‌کنند. این اتلاف وقت همچون یک «دومینوی ناگوار» کل سیستم را تحت تاثیر قرار می‌دهد. البته توجیه کارکنان انبار این است که با وجود گستردگی انبار و تنوع محصولات این «انتظارکشیدن» طبیعی بوده و بخش تولید یا سایر واحدها، باید صبوری پیشه کنند زیرا نیروی کار موجود در انبار جوابگوی این حجم از تقاضا نیست.

اعتراض به حق بسیاری از بخش‌های سازمان و در برابر توجیه واحد انبار موجب شد تا ضرورت رفع این مشکل در اولویت کاری قرار بگیرد. به همین دلیل درج موقعیت فیزیکی کالا و نحوه استقرار آن در قفسه‌ها مورد توجه قرار گرفت. به طور مثال در برابر آدرس کالا آدرس دقیق همچون ردیف A قفسه ۲۵ را درج می‌کنند. در این شرایط شما به راحتی می‌توانید، کالا را پیدا کنید و به واحد دیگر تحویل دهید. در این صورت تنها لازم است به قفسه A مراجعه کنید و کالای مورد نظر را برداشته و تحویل دهید.
«ثبت محل فیزیکی کالاها در اسناد ورود و خروج انبار» روال کار را آسان کرده و جلوی هدرفت زمان را می‌گیرد. در نتیجه، انتقادات از واحد انبار به طرز چشمگیری کاهش پیدا می‌کند.

پایان استرس

زمانی که مدیریت به مسئول انبار دستور می‌دهد که موجودی کالا را به تفکیک قفسه در اختیار آنها قرار بدهند، «استرس و نگرانی» شدت می‌یابد. تنها لازم است که مدت زمانی کوتاه در انبار فعالیت کرده باشید تا متوجه شوید که ارائه چنین گزارشی به مدیریت، چقدر سخت و دشوار است. بدتر اینکه، اگر گزارشی هم تهیه شود به دلیل برخورداری از خطای فراوان، از اعتبار بالایی برخوردار نیست.
ارائه این گزارش نه تنها مدیریت را مجاب نخواهد کرد بلکه بستری فراهم می‌کند که موقعیت شغلی بسیاری از کارکنان واحد انبار به خطر افتاده و مدیریت شاکی شود. بهره‌گیری از نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار به کارکنان انبار این فرصت را خواهد داد که «موجودی کالا به تفکیک قفسه» را اعلام کرده و حتی می‌توانند آن را نمایش دهند.
این قابلیت دستاورد مهمی است که از حجم کاری کم کرده و نتایج قابل اعتمادی را در اختیار مقامات مافوق قرار می‌دهد زیرا مقامات به صورت دقیق می‌دانند در هر قفسه چقدر کالا موجود است و همین به آنها کمک می‌کند تا بتوانند برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند.

گزارش شماتیک با نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار

اگر برای تدوین گزارش شماتیک از موجودی انبار، وقت زیادی را صرف می‌کردید باید بدانید که دیگر مجبور نیستید این موضوع ناخوشایند را تجربه کنید. به کمک نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار، این امکان را پیدا خواهید کرد که وضعیت موجودی انبار را به صورت شماتیک تدوین کنید.
این گزارش‌ها از مطلوبیت زیادی برخوردار است زیرا مدیران برای مطالعه این گزارش‌ها وقت کمتری را نیاز دارند و در زمان اندکی به راحتی می‌توانند متوجه شوند که در انبار چه خبر است و لازم نیست که ساعت‌ها وقت صرف کنند تا یک گزارش را مطالعه کنند.

این گزارش‌ها به همان اندازه که برای بخش مدیریتی جذابیت دارد برای بخش انبارداری سرشار از دلهره و نگرانی است زیرا تدوین گزارشی پر از جداول و تصاویر اصلا کار راحتی نیست. اما کارکنان واحد انبار در صورت استفاده از نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار این امکان را پیدا می‌کنند که گزارش شماتیک از وضعیت موجودی کالا در قفسه‌های انبار تهیه کنند و این گزارش بدون صرف مشقت و سختی و در کمترین زمان آماده می‌شود. مهمتر اینکه این گزارش از دقت و اعتبار بالایی برخوردار بوده و به عبارتی «مو لای درز» آن نمی‌رود.

مغایرت‌گیری با نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار

یکی از وظایف کارکنان واحد انبار است که مغایرت لیست کالا و موجودی قفسه را اعلام کنند. به هر حال در عملیات انبارگردانی هدف این است که اختلاف شمارش مشخص شود. درواقع، انبارگردانی عبارت است از کنترل فیزیکی انبار و شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق آنها با کارتهای انبار و دفاتر حسابداری در مقاطع زمانی مشخص.
در مواقعی لازم است که شما آمار دقیقی از موجودی قفسه و کالاهای وارد شده را اعلام کنید این کار هم در دسته کارهای زمانبر قرار می‌گیرد. اما با وجود این نرم افزار این کار به راحتی انجام می‌شود. اشتباهات در ثبت کارت‌های موجودی، عدم ثبت ورودی یا خروجی کالا، سوء استفاده در کارت‌های موجودی وکم و زیاد شدن سهوی ورودی و یا خروجی کالا به انبار، موجب می‌شود تا مغایرت به وجود بیاید که باید آن را مشخص کرد.

در یک فایل اکسل کد کالا، اسم کالا و موجودی درج می‌شود. در نهایت درستون دیگری موجودی شمارش شده درج می‌شود. ستون دیگری کسری و اضافه انبار را استخراج می‌کند. این کار به سرعت انجام شده و زمان زیادی را لازم ندارد. حتی می‌توان این دستور را صادر کرد که وضعیت مغایرت کالا و قفسه به رنگ دیگری دربیاید تا تشخیص آن به سرعت انجام شود. می‌توان اضافه انبار را به یک رنگ و کاستی انبار را به رنگ دیگری مشخص کرد تا بتوان بدون دردسر از گزارش مغایرت‌گیری سر درآورد و موضوع را پیگیری کرد. مهمتر اینکه این گزارش‌ از امکانات متعددی همچون فیلترهای متعدد برخوردار است و شما این امکان را دارید که گزارش را بنابر دستور صادره تنظیم کنید. با انتخاب گزینه بهای تمام شده هر واحد، می‌توان شرایط جدید مالی برای هر محصولی که دارای اضافه بار یا کسری است، را محاسبه کرد.

فردا دیر است

اگر تمایل دارید تا واحد انبارداری شما جلوه کارآمدی ازتولید ناب را به نمایش بگذارد و شما به عامل هدر دادن زمان تبدیل نشوید، بهتر است تا هرچه زودتر از نرم افزار مدیریت جانمایی کالا در انبار بهره بگیرید تا در کمترین زمان بتوانید جای کالای مورد نظر را یافته و آن را در تحویل دهید در این صورت واحد انبار به واحدی مانع زدا در مسیر تولید تبدیل شده و می‌تواند مسیر تولید را تسهیل کند.
قطعا مدیران نسل فردا برای موفقیت روزافزون استفاده از این نرم افزار را در اولویت کاری خود قرار می‌دهند تا علاوه بر بهره‌گیری از امکانات منحصر به فرد، بتوانند گزارش شماتیک موجودی انبار را دریافت کرده و در کمترین زمان متوجه مغایرت‌های موجود شوند.