انبار سریالی و نقش آن در بهبود عملکرد انبارداری

خداحافظی با ردیابی دشوار کالا

انبار سریالی؛ تصویر ذهنی از واحد انبار در گذشته‌ای نه چندان دور، ترکیبی از «آشفتگی، اتلاف وقت و افزایش هزینه» بود. این تصویر، فرسنگ‌ها با «افزایش کارآمدی و مدیریت بهینه زمان‌» فاصله داشت. این تصویر نه یک «برداشت مغرضانه» بلکه واقعیتی مسلم بود. واقعیتی دردناک که فرایند «لجستیک کالا» را مختل می‌کرد.
ضرورت رفع مشکلات واحد انبار به عنوان حلقه اساسی لجستیک کالا، موجب شد تا «طوفان هوشمندسازی» انبارهای سنتی را درهم بکوبد و واحدهای مدرن و مجهزی را بنا کند که پیشتر در ردیف «رویای تعبیر نشده» مدیران قرار می‌گرفت. انبارهای امروزی به خوبی توانسته ترکیبی شکوهمند از افزایش «سرعت، بهره‌وری و دقت» را به نمایش گذاشته و در برابر به طرز حیرت‌آوری «هزینه‌های انبارداری» را کاهش دادند.

این قابلیت در دوره رقابت نفس‌گیر سازمان‌ها برای اثبات کارآمدی و برتری‌جویی برای تصاحب فرصت‌های جدید، بسیار کارساز بوده و می‌تواند به برگ برنده مدیریت تبدیل شود زیرا عدم‌بهره‌مندی ازیک انبار کارآمد، می‌تواند به پاشنه آشیل شرکت تبدیل شود.

گذار از دوره سنتی به مدرن در مدیریت انبار به کمک نرم افزارهای متعددی صورت گرفته است. به همین دلیل، کارمندان انبار این امکان را دارند که به کمک این نرم افزارها، در کوتاهترین زمان موقعیت فیزیکی کالا را پیدا کرده یا در کمترین زمان کار آمارگیری را انجام دهند. نرم افزار مدیریت سریال بازرگانی که در سیستم مدیریت انبار و تدارکات در مجموعه نرم افزارهای جامع و یکپارچه ERP تراز سامانه تعبیه شده است، همچون جادوگری بزرگ، فرآیندهای مدیریت انبار را از طریق سریال بازرگانی در کوتاهترین زمان انجام می‌دهد.

در نرم افزار انبار سریالی به هر کالا یک سریال منحصربه‌فرد اختصاص داده می‌شود. این سریال توسط تولیدکننده به هر واحد کالا تخصیص داده شده و بر روی بسته‌بندی آن درج شده و یا با ورود به سازمان توسط برنامه، یک سریال به هر جنس تخصیص داده می‌شود و تمام عملیات انبارداری و ثبت فعالیت‌ها با استفاده از این سریال انجام می‌شود. به عبارت دیگر هر کالا دارای یک شناسنامه است که شناسایی، ردیابی و تفکیک آن کالا از دیگر کالاها مشابه توسط سریال انجام می‌شود.

سریال کالا ضرورتی مهم در انبار سریالی

زمانی که می‌خواهید یک گوشی موبایل از محموله «صد تا گوشی سامسونگ» با یک برند مشخص را ردیابی کنید، با یک مشکل بزرگ مواجه می‌شوید که چطور امکان تشخیص این گوشی موبایل وجود دارد. در چنین شرایطی شما این امکان را ندارید که همچون انباری پر از پیچ و مهره این محصول را انبار کرده و بر اساس تعداد، روند را مدیریت کنید بلکه باید فرآیندی متفاوت را در پیش بگیرید.

به منظور جلوگیری از بروز هرگونه مشکلی، در همان ابتدای کار باید کد IMEI گوشی را در بخش «Serial Number» «نرم افزار مدیریت سریال بازرگانی» وارد کنید تا بتوانید محصولاتی همچون موبایل را به راحتی ردیابی کنید. مهمترین مزیت این نرم افزار این است که به شما این امکان را می‌دهد که بدانید وضعیت محصول دارای این سریال خاص، به چه صورت است. حالت‌های فروخته شده، برگشت خورده، مفقود شده یا موجود جز حالت‌هایی است که نرم افزار انبار سریالی برای یک کالا تعیین می‌کند.
درصورتی که کالای دیگری همچون لوازم الکترونیکی را بخواهید به این شیوه انبار کنید باید بار دیگر Serial Numberرا در بخش مربوطه وارد کنید. سریال نامبرها در هر سری ساخت متفاوت هستند. سریال نامبر بطور کلی برای لپ‌تاپ‌ها و کامپیوتر و موبایل‌ها ابداع شده است تا محصول مورد نظر، قابل شناسایی باشد و در صورت مفقود شدن کالا بتوان آن را ردیابی کرد. در سابقه سریال کالا، تاریخ ورود یا خروج به صورت دقیق مشخص شده است. به کمک این نرم افزار، عملیات انبارداری آسان شده و میزان خطای کارکنان به حداقل می‌رسد.

یک گزارش جامع

اگر می‌خواهید یک گزارش دقیق از کالاهای وارد شده به انبار و خارج شده از انبار داشته باشید، بهتر است تا از نرم افزار مدیریت سریال بازرگانی بهره بگیرید زیرا به صورت دقیق در برابر هر محصولی آیتمی وجود دارد که مشخص می‌کند که این محصول چه فرجامی پیدا کرده است. مهمتر اینکه شما می‌توانید متوجه شوید که چقدر برگشتی از یک محصول با Serial Number متفاوت وجود دارد. حتی این قابلیت وجود دارد که تاریخ برگشت خوردن محصول مشاهده شود. به عبارت بهتر با وجود نرم افزار انبار سریالی امکان بررسی سوابق سریال فراهم شده و مشخص می‌شود که این کالا به چه صورت در انبار گردش کرده است.

همچنین امکان جستجو بین سریال‌های صادر شده، قابلیت بسیار مهمی است که به شما کمک می‌کند تا بهتر بتوانید گزارش انبار خود را آنالیز کنید. در بخش جستجو فیلترهای متعددی وجود دارد که شما را از سردرگمی نجات می‌دهد. به طور مثال می‌توانید سریال‌های موجود در انبار «شماره یک» و انبار «شماره دو» را ارزیابی کنید. مهمتر اینکه می‌توانید یک گزارش جامع را دریافت کنید که به صورت چاپی، اکسل و یا … است. این گزارش می‌تواند به شما کمک کند که بدانید در انبار شما چه خبر است.

این نکته را مدنظر قرار دهید که برخی از مشاغل همچون فروشندگان موبایل باید گزارش دقیقی از کالای موجود در انبار داشته باشند. این فروشندگان باید بدانند که از هر مدل چه تعداد کالاها به فروش رفته و چه تعداد کالا در انبار موجود است تا بتوانند به مشتریان خود خدمات ارائه کنند. به همین دلیل تمام فروشندگان به محض اینکه مشتری برای گوشی خریداری شده درخواست خدمات گارانتی می‌کند بعد از مراجعه به سیستم، به وی اطلاع می‌دهند که آیا این گوشی دارای گارانتی است یا اینکه مهلت استفاده از آن به اتمام رسیده است، حتی فروشنده ضمن دسترسی به انبار، می‌تواند به مشتری بگوید که این مدل گوشی، توسط کدام شرکت گارانتی شده است.

کنترل ورود و خروج کالا با انبار سریالی

اگر شما هم همچون بسیاری از مدیران نگران سرقت و مفقودی کالاهای انبار هستید، بهتر است تا از نرم افزار انبار سریالی کمک بگیرید زیرا در صورت عدم صدور حواله فروش، امکان خروج کالا وجود ندارد چون سریال کالا باید تعریف شده باشد تا امکان خروج پیدا کند. این موضوع می‌تواند مانع سرقت شود. به موازات افزایش وسعت انبار و تنوع محصولات، نرم افزار انبار سریالی اهمیتی مضاعف پیدا می‌کند، زیرا امکان سرقت از بین می‌رود. « امکان کنترل روند ورود و خروج کالا بر اساس اطلاعات اسناد و پشتیبانی از انواع اسناد» از جمله مزیت‌های نرم افزار انبار سریالی است که می‌تواند جلوی زیان گسترده به شرکت را بگیرد زیرا در انبارهای وسیع نمی‌توان به روش سنتی جلوی سرقت را گرفت.

مهمتر اینکه سریال کالا توسط دستگاه بارکد خوان به‌صورت هوشمند دریافت می‌شود. این نرم افزار قابلیت تفکیک بارکد جنس از بارکد سریال را به‌صورت اتوماتیک دارا است. بدین ترتیب قابلیت تلفیق عملیات دریافت بارکد و دریافت سریال توسط دستگاه بارکد‌خوان در یک فرم وجود دارد. وقتی یک جنس توسط بارکد تشخیص داده می‌شود، بلافاصله سریال آن جنس نیز در کنار بارکد ثبت می‌شود.

انبار سریالی و رسوب کالا

شنیدن واژه جلوگیری از رسوب کالا یک واژه مصطلح در انبارداری است. به کمک سریال کالاهای موجود در انبار، می‌توان متوجه شد که چه کالایی مدت زمان زیادی است که فروش نرفته و مدتی است که در انبار باقی مانده است یا در پروژه‌ای مصرف نشده است. در این شرایط، از عبارت رسوب کالا برای تشریح این وضعیت استفاده می‌شود.
اطلاع مدیران شرکت از وضعیت چنین کالاهایی می‌تواند به آنها کمک کند تا در مورد وضعیت این کالا تصمیم‌گیری کنند، رسوب کالا هزینه زیادی را به دنبال دارد. به همین دلیل، مدیران شرکت باید در جریان وضعیت چنین کالاهایی قرار بگیرند تا بتوانند نسبت به شرایط استفاده از آن تصمیم‌گیری کنند.

در برخی از موارد، برای حل مشکل کالای رسوب شده، تصمیم گرفته می‌شود که کالا از انبار خارج شود. خارج کردن اجناس از انبار به ترتیب تاریخ انقضا راهکاری است که گاهی برای محصولات مواد غذایی پیشنهاد می‌شود. در نرم افزار انبار سریالی بچ تولیدی و سریال ساخت همزمان مدنظر قرار می‌گیرد. در نهایت طبق سیستم FIFO کالاهای قدیمی‌تر، ابتدا از انبار خارج می‌شود.

انبار سریالی و سهولت در مدیریت

اگر روند مدیریت انبار شما را کلافه کرده است و از گزارش‌های ناقص این بخش به ستوه آمدید و دوست دارید تا واحد انبار شما سرعت و دقت و کیفیت را همزمان تجربه کرده و از هزینه‌های موجود بکاهد. بهتر است تا بهره‌گیری از نرم افزار انبار سریالی را در اولویت انبار خود قرار دهید. در صورت استفاده از نرم افزار «مدیریت سریال بازرگانی» این امکان را پیدا خواهید کرد که بهترین عملکرد را تجربه کنید چون با سیستم حسابداری و انبار در ارتباط است. مهمتر اینکه، این نرم افزار ضمن برخورداری از سهولت، دقت بالایی دارد.